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Conheça os principais documentos logísticos para ter uma gestão eficiente

O transporte rodoviário é o modal transportador mais utilizado no Brasil, sendo, segundo pesquisa da CNT, o responsável por 61% das movimentações de cargas no país. Com tamanha representatividade, é fácil de se imaginar o volume de documentos logísticos gerados diariamente pelas empresas que prestam tais serviços.

Não apenas como boa prática das empresas, a emissão e o controle dos documentos são, na maioria dos casos, obrigatórios, e ajudam a garantir a segurança das cargas e também a deixar a empresa apta ao trabalho. Por esse motivo, é preciso que as pessoas que trabalham com a emissão dos documentos logísticos saibam da importância de cada um, e estejam cientes das consequências da não emissão, ou emissão errada dos mesmos.

Quer aprimorar a gestão de documentos da sua empresa? Continue lendo e descubra quais são os principais documentos logísticos obrigatórios para uma empresa funcionar.

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Guia de Silgas e Nomenclaturas

Nota Fiscal Eletrônica (NF-E)

A Nota Fiscal é um dos exemplos dos documentos logísticos obrigatórios para o funcionamento da empresa. Tem a função de registrar a venda dos produtos e identificar o vendedor e o recebedor da mercadoria. Pode ser feita de forma eletrônica, gerando um arquivo XML a ser enviado para o destinatário, tornando os processos mais rápidos e eficientes.

Para qualquer material a ser transportado se faz necessária a emissão de uma NF-E, mesmo que o produto seja uma amostra (sem valor a ser pago pelo recebedor), pois nela se encontrará a classificação fiscal, ligada diretamente à alíquota de imposto a ser pago por aquela mercadoria.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é a versão em papel da NF-E e é um documento logístico obrigatório para as transportadoras, uma vez que não é permitido legalmente que um material circule sem um documento que o acompanhe. Portanto, a DANFE deve estar com o material desde o momento da sua saída, até a sua chegada a seu destino.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-E)

O CT-E tem o objetivo de documentar fiscalmente um serviço de transporte prestado. Os fornecedores de fretes devem se inscrever no SeFaz, site da Secretaria da Fazenda, para conseguirem emitir o documento eletrônico. O CT-E pode também funcionar como um comprovante de cumprimento do serviço. Para isso, o entregador deve coletar a assinatura do destinatário ao entregar a mercadoria.

Além disso, o documento eletrônico facilita as fiscalizações, visto que o código de barras ou o código de 44 dígitos pode ser verificado direto no site da Receita Federal, garantindo a autenticidade das informações.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-E)

O MDF-E é um documento logístico que tem como objetivo a minimização da burocracia fiscal e a otimização das obrigações fiscais, tanto dos transportadores quanto dos fornecedores que enviam o material.

Deve ser utilizado para o transporte de cargas que tenham mais de uma NF-E e um CT-E, pois esse documento compila todas as informações e características da carga em apenas um documento. Além disso, o documento também permite a inclusão do seguro de RCTR, assim, qualquer caso de acidentes ou dano da carga estará coberto.

Sendo todos os documentos logísticos gerados de forma eletrônica, não há mais necessidade de manter inúmeras cópias impressas, o que facilita o controle e a organização da documentação. Para empresas com um grande número de serviços prestados, para a organização eficiente dos documentos logísticos, o ideal é a implementação de um sistema de gestão de transporte que, entre outras funções específicas, oferece a gestão de documentos.

As empresas prestadoras de transporte devem estar muito atentas aos documentos logísticos obrigatórios, pois a legalidade de sua atuação no mercado depende da correta aplicação de tais fatores. Atuar com uma equipe especializada e adotar as práticas mais modernas para o controle da documentação se torna a cada dia um aspecto mais fundamental para o bom funcionamento da empresa.

Agora que você já sabe sobre os documentos logísticos, venha descobrir um pouco mais sobre taxas complementares e como reduzi-las. Boa leitura!

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Sistema de Gerenciamento de Transporte para Embarcadores