Algumas ferramentas tecnológicas visam auxiliar os processos que envolvem a gestão de transportes, área essencial para o bom funcionamento das operações logísticas. O sistema TMS, cuja sigla significa Transportation Management System, em português Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma dessas ferramentas. Essa solução tem se mostrado imprescindível para a gestão de fretes, independentemente do tamanho da transportadora.
Neste artigo, será apresentado o que é um sistema TMS, qual a sua importância para a gestão de transportes e, por fim, as vantagens de utilizá-lo. Confira!
O que é o sistema TMS?
O sistema TMS é um software que permite às empresas contratantes planejarem suas atividades de frete, executando-as de forma otimizada. O software auxilia na tomada de decisões nos três níveis: operacional, tático e estratégico. Além disso, o sistema ainda oferece o monitoramento de todas as etapas do processo de distribuição, de forma integrada.
O software possui várias funcionalidades, como:
- planejamento de rotas: que ajuda a escolher o percurso mais eficiente para a realização das entregas;
- rastreamento de cargas: que permite ao gestor acompanhar o status das coletas e as entregas em tempo real;
- cadastro de tabelas de frete: que incluem as tarifas de frete de acordo com as variáveis que determinam o preço do transporte (como peso, distância e valor da NF, por exemplo);
- geração de relatórios: com dados que permitem avaliar a performance do transporte;
- emissão de documentos: CT-e e MDF-e;
- gestão das ocorrências: imprevistos que ocorrem durante o transporte (atrasos, avarias e extravios);
- auditoria de fretes: conferência das faturas para verificar qualquer diferença que possa haver na cobrança (comparada com as tabelas de frete);
- controle de pagamentos: que ajuda a controlar despesas extras, como devoluções e reentregas.
Como existem diversas empresas no mercado que oferecem esse tipo de sistema, cada uma delas pode fornecer essas funcionalidades agrupadas de formas diferentes ou, até mesmo, de forma personalizada.
Além disso, como a solução abrange diversos tipos de negócios, como embarcadores, transportadoras e operadores logísticos, os recursos oferecidos variam entre cada um. Assim, cabe ao gestor decidir e investir naquela mais adequada ao seu tipo de negócio.
Por que ele é tão importante para a gestão de logística?
A gestão logística, no que diz respeito à parte do transporte, apesar de lidar com rotinas operacionais, é bem complexa e gera uma grande quantidade de dados e informações diariamente.
Lidar com essas questões manualmente deixa os processos mais morosos e sujeitos a erros — o que eleva os custos operacionais e compromete a confiabilidade das atividades e dos resultados.
Outro ponto importante que é resolvido com a automação é a centralização das informações. Com o sistema, os dados relevantes deixam de ficar espalhados em vários controles. Assim, torna-se mais fácil o acesso, o compartilhamento e a utilização desse conhecimento para elaborar análises mais acertadas.
Ou seja, de maneira geral, o sistema TMS proporciona maior controle sobre os processos, ajuda a acompanhar os resultados de maneira mais precisa, melhora a gestão, aumenta a qualidade dos serviços oferecidos e, como consequência, garante maior satisfação dos clientes.
Quais são os benefícios do sistema TMS?
Após a implantação do sistema TMS, a empresa pode desfrutar de diversos benefícios. Dentre eles, destacam-se:
Automação dos processos
Com a contratação do sistema TMS, grande parte das rotinas passa a ser feita de forma automática, como é o caso do cálculo de frete, da auditoria de faturas e da emissão de documentos, por exemplo.
Isso ajuda a tornar as atividades mais ágeis, aumenta a produtividade, diminui o índice de erros e a necessidade de retrabalhos.
Melhoria dos resultados
Com o aumento do controle sobre os processos, o gestor consegue identificar com mais facilidade quais são os gargalos e quais ações precisam ser tomadas para solucioná-los.
Assim, problemas durante o transporte são solucionados com maior facilidade e indicadores como o de nível de serviço de entregas, por exemplo, apresentam resultados mais satisfatórios.
Redução de custos
A redução de custos é uma consequência das melhorias que são alcançadas nos processos. Ela pode ser promovida por meio de:
- redução de desperdícios (de tempo, mão de obra, veículos ociosos, dinheiro, máquinas e equipamentos);
- aumento da produtividade, tornando as equipes mais eficientes;
- planejamento de rotas;
- redução de erros e, consequentemente, a diminuição da necessidade de retrabalhos;
- melhorias dos processos.
Tomada de decisão mais acertada
O amplo acesso a informações, bem como a possibilidade de gerar relatórios e criar indicadores de desempenho dos processos, faz com que o gestor consiga acompanhar melhor suas operações.
Com isso, torna-se possível criar uma base de dados bem sólida, precisa e confiável, o que auxilia numa tomada de decisão mais acertada. Dessa forma, é possível adotar um ciclo de melhorias contínuas, sempre avaliando quais aspectos precisam ser corrigidos ou aprimorados na operação.
Ganhos em qualidade
Com todas as mudanças proporcionadas pelo sistema, além das melhorias que são adotadas, pode-se afirmar que outro grande benefício é o aumento da qualidade dos serviços.
Juntando todas essas vantagens, é possível fazer com que a empresa se torne mais competitiva no mercado, atendendo às necessidades dos clientes — aumentando as chances de retê-los — e se destacando dos concorrentes.
Quando é o momento de contratar um sistema TMS?
Alguns gestores ainda ficam receosos com relação ao investimento em um sistema de informação, principalmente em um período de crise econômica, em que a redução de custos é a palavra de ordem.
Contudo, existem alguns pontos negativos na gestão que fazem com que a adoção de um software seja indispensável — já que compromete a qualidade dos serviços, eleva os custos, torna os processos mais complexos e burocráticos, entre outras coisas. Confira alguns dos motivos que fazem com que a implantação de um TMS seja necessária:
- processos desestruturados e morosos;
- dificuldade em encontrar informações;
- custos elevados;
- desperdícios;
- necessidade de melhoria dos processos;
- dificuldade na tomada de decisão.
Como se pode ver, a adoção de um sistema TMS é fundamental para melhorar a gestão de logística de uma empresa, principalmente as questões relacionadas ao transporte de cargas. Ainda que haja certa resistência com relação ao investimento realizado, vale lembrar que, com todas as vantagens obtidas, a relação custo-benefício se torna compensatória.
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