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Gestão de transporte para embarcadores: como contratar e gerir melhor as transportadoras?

O cuidado logístico é cada vez mais importante para que o negócio se diferencie no mercado. Com um bom planejamento e uma execução de qualidade, é possível conquistar uma maior satisfação por parte dos distribuidores, parceiros e clientes. Nesse sentido, a gestão de transporte para embarcadores é essencial.

Embora o embarcador não fique responsável pela movimentação em si, é o principal interessado por seu sucesso. Desse modo, é indispensável compreender quais são os aspectos cruciais, ainda mais do ponto de vista do controle das transportadoras.

Para não ter dúvidas, confira como fazer a melhor gestão de transporte e contrate as transportadoras da forma correta.

1. Como contratar a melhor transportadora?

Montar um bom processo de logística integrada é importante, mas encontrar uma transportadora que atenda às necessidades do empreendimento é essencial. Ao mesmo tempo, o procedimento pode parecer complexo, devido à grande quantidade de opções disponíveis.

Para driblar as dúvidas, deve-se ponderar aspectos que demonstram a qualidade do negócio. Esses fatores podem ser usados para a comparação entre as soluções, o que permite tomar a decisão adequada. A seguir, veja algumas dicas para escolher a transportadora ideal.

1.1. Conheça o histórico do empreendimento

Inicialmente, é indispensável entender como a empresa atua. O melhor modo de saber isso é pela busca do histórico. Para ter mais segurança e chegar a boas conclusões, recomenda-se procurar por informações sobre os clientes atuais e passados.

Conversar diretamente com quem contratou ou contrata os serviços possibilita uma visão interna e adequada. Veja se a empresa tem histórico de atrasos ou danos à carga e confira os principais problemas apresentados. Caso as indicações sejam mais positivas do que negativas, vale considerá-la na decisão.

1.2. Avalie a capacidade de transporte

Outro aspecto importante consiste em entender se o negócio é capaz de atender às necessidades da gestão de entregas. Vale conferir como é a frota e se o modal preferencial está disponível, por exemplo.

Verifique também quantos são os veículos (se for o caso) e qual é a capacidade de transporte. Para evitar ter que fazer vários contratos, o ideal é que a transportadora consiga absorver sua demanda média ao menos para um pedido de cada vez.

É comum ter contrato com mais de uma transportadora e escolher aquela que for mais conveniente para cada exigência. No entanto, todas devem ser capazes de atender às maiores necessidades do negócio — caso contrário, a disponibilidade não será a ideal.

1.3. Entenda a composição do preço

Os custos logísticos também não podem ser desconsiderados. Embora esse não seja o fator mais importante a se considerar, tem sua relevância. Então, procure compreender como é a composição do preço cobrado pela transportadora.

Veja se é possível fazer um contrato por volume ou se cada entrega é cobrada separadamente. Confira ainda como são os valores em relação ao mercado. Nesse momento, poder usar um simulador de frete é especialmente importante.

A ideia não é escolher a transportadora mais barata, até porque tal decisão pode causar problemas na prestação do serviço. No entanto, é interessante ter a opção com o melhor custo-benefício, pois isso favorece a gestão de transporte e toda a empresa.

1.4. Acompanhe a entrega

Em um ambiente no qual a logística automatizada ganha força, não faz sentido ignorar a importância do acompanhamento do transporte. Esse processo traz um controle maior e favorece a tomada de decisão, então deve ser levado em conta.

Verifique se a transportadora permite monitorar o serviço de entrega de modo completo. Dessa forma, há uma grande visibilidade sobre as mercadorias embarcadas e um atendimento às necessidades específicas do negócio.

2. Como fazer a gestão de transportes?

Depois de escolher a transportadora adequada, chegou a hora de pensar no gerenciamento estratégico e eficiente. O processo precisa seguir algumas etapas, de maneira a contemplar as necessidades e possibilidades do negócio.

A gestão de transportes tem que incluir alguns recursos que fazem toda a diferença no controle de certas etapas. A seguir, veja algumas dicas e entenda o que deve ser feito.

2.1. Defina indicadores de acompanhamento

Para compreender o que anda acontecendo e quais são as melhores possibilidades, é fundamental realizar o acompanhamento de forma confiável. Então, o ideal é estabelecer um conjunto de indicadores de desempenho logístico.

Cada negócio tem uma necessidade, mas dá para recorrer a alguns pontos comuns, como:

  • taxa de sucesso de entrega;
  • índice de atraso das entregas;
  • tempo médio de atraso;
  • índice de cargas rastreáveis;
  • nível de serviço de entregas (e assim por diante).

Também é viável incluir métricas relacionadas às finanças, como o custo médio por entrega, e às avarias, a exemplo da taxa de perdas. Há muitas possibilidades, mas o indicado é selecionar as mais relevantes.

2.2. Invista na automação de processos

Para ter sucesso na tarefa, ainda é recomendado adotar recursos voltados à automatização da gestão de frete. Essa é uma estratégia essencial para conquistar eficiência, produtividade e disponibilidade. Inclusive, trata-se de um modo de diminuir os erros e conquistar o máximo desempenho.

Em um cenário no qual a logística 4.0 já é realidade, há muitos recursos a serem explorados. As tecnologias permitem ter visibilidade, fazer a verificação e realizar processos de maneira totalmente automática, como as etapas referentes ao monitoramento do estoque e embarque de carga.

2.3. Faça um bom acompanhamento de transporte

Por falar em tecnologias para o mercado de transporte e automação, é essencial utilizá-las a favor do monitoramento. Ao acompanhar o que acontece em cada fase do deslocamento de produtos, é possível verificar se a transportadora vem atuando como deveria e ter visibilidade sobre cada pedido.

Vale apostar nas tecnologias para monitoramento, já que permitem rastrear os veículos e entender onde está cada carga. Também é interessante recorrer a soluções completas, como softwares específicos do setor, que ajudam a dar conta de todos os pontos importantes.

2.4. Controle as notas e os contratos

gestão do processo logístico do embarcador deve incluir ainda um acompanhamento sobre os documentos relevantes. Ao transportador, cabe a emissão do conhecimento de transporte e outros elementos. No entanto, é dever do embarcador emitir a nota fiscal de saída, o que requer uma atenção específica.

Além disso, é preciso ficar de olho nos contratos firmados. Entender como é o relacionamento com os fornecedores faz toda a diferença para definir quais são os pontos de melhoria e onde é possível atuar para chegar mais longe.

3. O que é o TMS para embarcadores?

Os embarcadores são os responsáveis pelo produto (ou mercadoria), além de quem contrata o serviço de transporte. Como não conduzem diretamente a movimentação, precisam de soluções específicas para a gestão de transporte.

Entre as tendências em logística em 2019, está o TMS. Sigla para Sistema de Gerenciamento de Transporte, trata-se de um software que pode funcionar na nuvem para garantir uma gestão mais eficiente e integrada. Ao mesmo tempo, a segurança não é um problema, pois são usadas barreiras de criptografia e recursos já consolidados para a proteção.

Para que tudo isso seja possível, algumas funções são essenciais. A seguir, veja quais são as atividades principais de um TMS para transportes e entenda como ele é útil para o embarcador.

3.1. Simulação e auditoria de fretes

Com o simulador, dá para utilizar as tabelas negociadas com as transportadoras e já saber quanto uma movimentação vai custar. Desse modo, fica fácil encontrar a opção com menor custo, de acordo com cada caso.

Trata-se também de uma alternativa para fazer uma auditoria completa, longe de etapas manuais. Toda a conferência ocorre de maneira automática, o que permite identificar valores divergentes e onde estão os principais problemas.

3.2. Monitoramento de prazos

Por falar em problemas, evitá-los na gestão de transporte é possível com a função de monitoramento. Com o acompanhamento automático, dá para verificar quais serviços estão dentro do prazo, aqueles que precisam de atenção e as transportadoras que oferecem os melhores índices.

Inclusive, a visualização simples e fácil permite reconhecer quais são os aspectos que requerem cuidado ou mesmo quando chega a hora de renegociar os contratos. Essa também é uma forma de identificar oportunidades e melhorar os indicadores definidos.

3.3. Registro e auditoria de documentos

Com o sistema integrado e centralizado, é possível registrar quaisquer ocorrências ligadas às notas fiscais. É montado um histórico detalhado com tais elementos, o que favorece a análise posterior.

Além disso, há como auditar as faturas emitidas pelas transportadoras, o que permite condicionar a liberação do pagamento à conferência, com um monitoramento robusto. Essa é a melhor saída para evitar gastos incorretos ou excessivos, que acabariam prejudicando toda a estrutura logística do empreendimento.

3.4. Dashboard gerencial

Com a ajuda de gráficos e elementos visuais, são elaborados relatórios sobre o desempenho da gestão de transporte de maneira ampla. É viável aplicar diversos filtros, o que leva a uma gestão abrangente ou segmentada (dependendo do caso).

Inclusive, existe o portal para as transportadoras, responsável por garantir a integração dos dados e o monitoramento de todas as atividades. O envio de documentos, por exemplo, é simplificado e passa longe da perda de informações. Isso melhora o controle e a automação de várias etapas, o que leva a um aumento da solidez e da produtividade do gerenciamento.

4. Quais são os erros mais comuns na gestão de transportes?

Tão importante quanto entender como acertar na gestão de transporte é saber o que fazer para não errar. Algumas falhas são mais frequentes e merecem uma atenção extra para que sejam evitadas. Na sequência, descubra quais são as quatro dificuldades mais recorrentes sobre o gerenciamento e aprenda como driblá-las.

4.1. Não controlar os prazos e cuidados com a carga

Por mais que o transporte seja de responsabilidade da empresa contratada, os impactos da logística industrial recaem sobre o embarcador. Por isso, um erro é o de não acompanhar as entregas ou os cuidados com a carga.

Não saber se uma movimentação foi efetiva e chegou ao momento esperado só abre espaço para aumentar os custos. Uma falha secundária é repassar o preço para os consumidores, o que leva à perda de competitividade.

Então, é importante ficar de olho nesse quesito e fazer o devido acompanhamento para entender quais são os aspectos que demandam uma atenção reforçada.

4.2. Ignorar a importância de reavaliar os contratos

Outro erro comum na gestão de transporte é a falta de reavaliação constante dos contratos. Ao não ficar de olho neles, há resultados piores do que a perda do prazo de cobertura. O maior problema envolve a queda da qualidade e o desperdício de boas oportunidades.

Especialmente ao falar em tecnologia, é indispensável fazer a reavaliação de modo periódico. Confira como andam os números com a transportadora e outras prestadoras de serviço, como a responsável pelo software de logística TMS. Assim, é possível ficar de olho para tomar decisões sobre as mudanças necessárias.

4.3. Deixar tudo a cargo da transportadora

O maior interessado pelo sucesso no transporte é do embarcador, já que disso depende a chegada até um distribuidor, outra unidade ou o cliente final. Mesmo assim, muitos insistem em deixar tudo a cargo da transportadora (por melhor que ela seja, trata-se de um erro).

O ideal é manter o controle desde a contratação do negócio até a finalização da entrega. Somente dessa forma será possível garantir o nível de qualidade desejado e o entendimento sobre quais são os gargalos do processo. Ainda que a atuação ocorra em forma de parceria, a gestão de transporte precisa estar presente e forte em todos os pontos.

4.4. Utilizar processos apenas manuais

Em um ambiente com tanta tecnologia, fica até difícil imaginar como há negócios que operam de maneira apenas manual. No entanto, ainda existem empreendimentos que não apostam na tecnologia para a logística.

O grande problema é que isso gera dificuldades de produtividade, perda de eficiência e até diminuição de competitividade. Então, o ideal é adotar soluções automáticas para tornar os processos mais robustos. A partir do uso de softwares e outras soluções, é possível transformar a etapa e obter resultados otimizados.

A gestão de transporte precisa ser executada de maneira robusta — especialmente no caso dos embarcadores. Além de contratar boas transportadoras, é essencial aplicar as dicas acima na busca por uma performance melhor.

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