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prazos de coleta e entrega

Como medir (e melhorar) a performance das transportadoras – Parte 1

Todos sabemos que o preço é um dos principais fatores a analisar no momento de comprar alguma coisa. Mas de nada adianta comprar um produto mais barato se ele não te entrega o que promete, não é verdade?

A grande concorrência no mercado de transportes geralmente leva a uma disputa acirrada por preços, com cada transportadora tentando oferecer um preço melhor que a outra, e como consequência vemos que isso em muitos casos acaba por impactar negativamente a qualidade dos serviços prestados.

Mas como fazer para efetivamente MEDIR o nível de serviço que cada uma das transportadoras de fato está entregando? E, além disso, como podemos contribuir para que elas MELHOREM a qualidade dos serviços prestados?

Existem vários indicadores que podemos utilizar para mensurar a qualidade dos serviços das transportadoras, entre eles a quantidade de avarias ou extravios, a situação da frota, o comportamento dos motoristas e ajudantes, a prestação de informações nos prazos adequados, etc. Nosso objetivo é descrever uma metodologia que possibilite medir, com critérios claros e objetivos, o desempenho de cada transportadora, de forma a possibilitar a comparação das transportadoras entre elas e também acompanhar a evolução de cada uma ao longo do tempo.

Neste material vamos descrever a primeira parte de uma metodologia desenvolvida pela Tecnovia, com base na nossa experiência de mais de 20 anos de atuação junto às transportadoras, que permite avaliar objetivamente os serviços prestados por elas no dia-a-dia, e permite também uma atuação pró-ativa no sentido de estimular e propiciar instrumentos para a melhoria constante. Esta primeira parte vai permitir a avaliação da performance das transportadoras no que se refere ao cumprimento dos prazos.

Cumprimento de prazos

Vamos começar com algumas definições que nos ajudarão a estabelecer um critério claro para medir o quão eficiente cada transportadora está sendo com relação ao quesito “cumprimento de prazos”:

Coletas e/ou Entregas

Do ponto de vista de quem contrata uma transportadora, existem 2 “momentos” que requerem nossa especial atenção: o momento da COLETA das mercadorias em um local, e o momento da ENTREGA dessas mercadorias em um outro local. Entre esses dois momentos, inúmeras coisas podem acontecer: As mercadorias podem talvez trocar de veículo, podem passar por uma ou mais filiais da transportadora, podem eventualmente até passar por um avião, trem ou navio (dependendo do modal), etc. Mas para a medição da eficiência do processo sob o ponto de vista de cumprimento de prazos, basta observarmos se o início e o término do processo ocorreram nos prazos estipulados (em alguns casos, inclusive, importa apenas o momento da ENTREGA das mercadorias, sendo que o momento da coleta é irrelevante para a eficiência do processo).

Transit Times

O quadro abaixo ilustra a sequência de eventos típica em um processo de transporte (do ponto de vista de quem o contrata), onde os círculos representam o instante (data e hora) de cada evento.

Os tempos para a ocorrência de cada um desses eventos devem ser previamente combinados com cada uma das transportadoras. Isso dá previsibilidade ao processo e possibilita medir e avaliar posteriormente o seu cumprimento pela transportadora.

Esses tempos (transit times previstos) podem variar em função de uma grande quantidade de parâmetros, mas os principais são:

  • Local de origem e local de destino;
  • Modal de transporte;
  • Características da operação contratada;
  • Transportadora.

Deve-se também determinar previamente um “tempo de tolerância” para antecipações ou atrasos em relação aos prazos previstos, de forma a ter-se critérios precisos para definir o que foi feito no prazo e o que foi feito fora do prazo.

Dependendo do nível de exigência e do ramo de atividade, esses prazos podem ser estabelecidos em dias ou em horas.

Agendamento

Existem também os casos em que o momento da coleta ou da entrega precisa ser “combinado” com o fornecedor ou cliente. Nestes casos, a data/hora agendada precisa ser passada para a transportadora, e deve ser rigorosamente cumprida, visto que o seu fornecedor ou cliente estão contando com aquilo naquele momento. Para efeito de cumprimento de prazo, o agendamento deve sobrepor as datas previstas, ou seja, quando existe agendamento não faz sentido considerar as previsões calculadas em função do transit-time padrão.

Confirmação da coleta / entrega

Em função dos transit times previstos e/ou das datas agendadas, já sabemos exatamente quando cada um dos eventos deve ocorrer. Agora como podemos saber quando eles de fato ocorreram?

Existem várias formas para isso, mas o mais simples e usual é receber essas informações da própria transportadora. Claro que existe aí o risco dessa informação ser manipulada, mas, como ela pode ser facilmente auditada, em geral é bastante confiável.

Em cenários com médio ou alto volume de transações, o mais comum é que as informações relativas a efetivação das coletas e entregas sejam enviadas pelas transportadoras em arquivos magnéticos (chamados arquivos EDI, de Electronic Data Interchange). Em geral, os sistemas TMS (Transport Management System) conseguem tratar esses arquivos automaticamente. Para operações menores, essas informações podem também ser tabuladas manualmente.

Um problema comum ao qual deve-se estar atento é quanto tempo a transportadora demora para transmitir essas informações, ou seja, quanto tempo depois da efetivação do serviço a transportadora lhe informa que ele foi efetivado. Em alguns segmentos, como no e-commerce por exemplo, essa informação é crítica. Esta variável será levada em consideração no cálculo da performance quando abordarmos o fator “agilidade nas informações”, em outro artigo.

Cálculo da performance em função do cumprimento dos prazos

De posse das informações das datas previstas para cada coleta/entrega, e de quando cada uma foi efetivamente realizada, é possível atribuir uma “nota” que reflete com clareza, dentro de determinado período, quantos serviços a transportadora realizou dentro do prazo estipulado. Por exemplo, se ao longo de um mês uma dada transportadora realizou 1.000 entregas, mas 20 delas ocorreram fora do prazo de tolerância aceitável, então a sua “performance no cumprimento dos prazos” neste mês foi de:

(1000 – 20) / 1000 * 100 = 98,0

 

Conclusão

Existem vários fatores a serem avaliados para podermos medir objetivamente a “performance” de cada transportadora. Um dos mais importantes, sem dúvidas, é a eficiência da transportadora no cumprimento dos prazos estabelecidos. Seguindo este método, é possível atribuir uma “nota” que reflete com precisão o comportamento de cada transportadora com relação a este quesito.
É claro que fazer esse tipo de controle manualmente é bastante trabalhoso. A principal dica para facilitar este trabalho é utilizar um Sistema TMS que seja capaz de obter as informações e fazer os cálculos automaticamente.

Ah, se quiser aprender mais, clique na imagem abaixo e faça o download.

Como Reduzir Custos e Otimizar Entregas

Comment

  • JOAO PAULO DE MENEZES

    Uma analise interessante, definiram muito bem os conceitos para o cumprimento dos prazos. Aguardarei as continuações.

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