No cenário em que vivemos, está cada vez mais decisivo para as empresas investir na otimização e na estrutura do processo de expedição de mercadorias, elevando o rendimento nas suas operações e agregando valor para o seu cliente final.
Então, é preciso estar atento a vários aspectos, como desde o planejamento do transporte até a documentação necessária para a saída dos produtos, e, por meio desse controle, evitar desperdícios, falhas e prejuízos.
Dessa forma, as organizações devem implantar técnicas bem-planejadas, integradas e aprimoradas a fim de assegurar a excelência, de maneira que suas atividades sejam realizadas com eficiência. Para que assim possam alcançar a satisfação dos clientes, fidelizá-los e aumentar a credibilidade corporativa no mercado.
Portanto, quanto mais estratégicas e inovadoras forem as táticas introduzidas na logística, menores serão seus gastos e maior será a sua lucratividade nos negócios. Devido aos processos mais acertados, a empresa ganha agilidade, produtividade e eficiência e consegue oferecer serviços de alta qualidade.
Agora, conheça as três principais etapas para estruturar seu processo de expedição. Confira!
Validação dos pedidos
Definir estratégias como realizar mudanças nos procedimentos operacionais e implantar novas tecnologias pode contribuir para a eficácia na armazenagem e movimentação das mercadorias. Veja algumas delas:
Controlar o inventário
A gestão do inventário ajuda a controlar as finanças do seu negócio, diminuindo o índice dos gastos impróprio. Então, utilizando essa estratégia, pode-se estabelecer prazos e informar a hora dos produtos serem substituídos, por meio dos registros dos ativos e todas as informações necessárias que constam no documento para acompanhar a vida útil daquele determinado produto.
Integrar os setores da empresa
Fazer a integração do estoque com todos os departamentos é essencial para centralizar as informações em um único sistema e otimizar a validação dos pedidos. Sendo assim, o resultado será alinhado em conformidade com os demais setores, evitando gafes de comunicação.
Estabelecer prioridades na hora de comprar produtos com fornecedores
No momento de abastecer o estoque, é preciso fazer a análise do histórico de vendas da organização para levantar as mercadorias que mais tiveram saídas. Dessa forma, você não vai criar estoque desnecessário, e sim adquirir produtos que têm mais demanda.
Separação das mercadorias
O processo de separação de mercadorias envolve diversos critérios para que suas operações sejam realizadas de forma segura e econômica. Conheça algumas etapas que devem ser levadas em consideração neste procedimento!
Defina locais estratégicos
Para facilitar as operações a serem executadas na fase de separação, é importante organizar as mercadorias no armazém de acordo com a demanda. Então, devem ser escolhidos pontos estratégicos para alocar os produtos de maior giro, diminuindo a movimentação percorrida pelo operador.
Estabeleça o endereçamento logístico
Após a conferência da conformidade dos produtos com o pedido e a nota fiscal, empregar uma sistematização no endereçamento dos produtos armazenados no estoque, proporciona mais produtividade, além de simplificar a localização das mercadorias.
Automatize os processos
Utilizar softwares que possibilitam a integração das informações, permitindo gerenciar os riscos, criar inventários e visualizar os dados em tempo real, é indispensável para realizar as atividades com segurança e manter a organização do estoque.
Reduza o uso de documentos físicos
Como documentos em papel deixam o processo mais lento, além de aumentar o índice de erros devido ao entendimento que cada operador pode ter, implantar ferramentas modernas e tecnologia de ponta pode tornar mais eficaz a prática de picking.
Entrega para as empresas de transporte
Com a finalidade de garantir um atendimento de qualidade e eficiente para o consumidor, é importante planejar as etapas que integram o sistema de maneira a aprimorar os resultados, então:
Faça a administração adequada do transporte
Os requisitos que devem ser levados em consideração no momento da escolha do transporte de carga são: agilidade, custo e confiabilidade. Portanto, opte pela transportadora que tenha a estrutura necessária e um desempenho satisfatório para fazer o transporte de sua mercadoria.
Elabore roteiros e mapas de entrega
Criar roteiros e mapas de entrega para ser usados na logística de distribuição faz parte de um bom planejamento, pois, melhora o desempenho do processo, e a roteirização minimiza os erros e otimiza as finanças da organização.
Use a tecnologia
Utilizar o sistema TMS possibilita controlar o processo de entrega de forma eficiente, assegurando a satisfação do cliente e mais produtividade nas atividades operacionais.
Por meio desse sistema, podemos gerenciar frotas acompanhando o trabalho da transportadora, rastrear a carga em tempo real, realizar a gestão do frete, entre outras ações.
Faça o cálculo do frete
Para determinar o valor do frete, as transportadoras utilizam parâmetros que podem variar de acordo com a empresa. Ou seja, os métodos usados para esse cálculo condizem com suas próprias necessidades.
Porém, no mercado existem taxas comuns nas tabelas de frete e as principais na definição do valor são:
- ICMS;
- Taxa de despacho;
- Peso da carga;
- Taxa de gerenciamento de risco (GRIS);
- Pedágio conforme a rota;
- Taxa de Restrição ao Trânsito (TRT);
- Seguro da mercadoria.
Outro fator que também contribui para o valor final do frete é a escolha pela carga fracionada ou lotação, já que a fracionada necessita de um prazo maior para a entrega, devido ao melhor custo-benefício, e a carga de lotação tende a ser mais flexível.
Vantagens de acompanhar o processo de entrega
Conheça algumas vantagens que se pode adquirir ao acompanhar o processo de entrega feito pelas transportadoras.
Segurança
Realizar o acompanhamento do processo de entrega ajuda a garantir mais segurança, tanto para as transportadoras e seus motoristas quanto para as empresas contratantes. Associado a um bom planejamento de rotas, o controle de entregas auxilia na inspeção do percurso analisando se o trajeto ocorre como foi definido previamente.
Como o sistema de frota na maioria das vezes implica o uso de GPS por satélite, podemos observar que esse rastreamento diminui o índice de roubos, furtos e sequestros. Mesmo que isso não anule totalmente o acontecimento desses atos, por meio desse recurso fica fácil obter a localização da carga, contribuindo de forma eficaz para as investigações e para promover as ações cabíveis.
Satisfação do cliente
O emprego de um recurso o qual permite rastrear as cargas proporciona a modernização das operações organizacionais, que reflete diretamente e de forma benéfica nas atividades e na rotina dos funcionários.
Também auxilia na transparência dos negócios, pelo fato de o cliente ter acesso ao status da entrega e fazer o acompanhamento do seu pedido, assim passando mais segurança do serviço adquirido.
Conciliando esses fatores à notificação diligente, a probabilidade de satisfação desse público é bem maior, ajudando positivamente na sua fidelização e podendo até mesmo recomendar o serviço para demais pessoas.
Redução de custos
Dois fatores que mais geram déficits onerosos para uma organização é o roubo e furto de cargas. Contar com um bom sistema de controle de entregas pode reduzir significativamente as perdas, pelo fato de o sistema traçar prontamente rotas mais seguras, além de inspecionar o percurso de cada carga.
Outra causa que origina custos altos são os eventuais cancelamentos de compras, devido ao atraso exagerado ou até mesmo pela supressão de informações enviadas aos clientes. Sob outra perspectiva, com o acompanhamento da entrega, o cliente pode se manter inteirado do processo e mais seguro com a aquisição.
Com a implementação do sistema, é possível mensurar o intervalo de revisões e/ou manutenções dos veículos, e o índice de problemas captados em cada um deles. Dessa forma, ajuda na minimização dos cancelamentos, na ocorrência de paradas não planejadas e, consequentemente, na garantia da entrega em tempo planejado.
Otimização das entregas
Nem sempre um processo sistematizado e planejado de forma adequada está imune a imprevistos e incidentes que possam vir a deteriorar o andamento das operações. No âmbito da logística, podemos nos deparar com algumas situações inesperadas, como acidentes, trânsito intenso, retenção em posto fiscal e problemas no veículo.
O rastreamento de cargas permite o acompanhamento em tempo real e o status da entrega conforme efetuadas. Dessa maneira, é possível identificar quaisquer eventualidades em um curto intervalo de tempo, assim possibilitando ao gestor empregar ações corretivas e preventivas com agilidade a fim de tornar as operações mais eficazes.
Com os processos manuais, as operações se tornam mais lentas, obsoletas e pouco confiáveis devido ao grande índice de falhas. Desse modo, o uso de tecnologia na logística pode ser um grande aliado no que diz respeito às vantagens competitivas.
Por isso, empregar sistemas inovadores capazes de processar um maior número de dados em instantes pode ser um diferencial frente à concorrência, pois, a cada dia que passa, o consumidor está mais exigente em relação à agilidade e eficiência nos processos operacionais.
E, com essas ferramentas tecnológicas, é possível identificar as melhores opções de rotas, monitorar o estoque, rastrear os produtos, aumentar o desempenho dos veículos, entre outras ações.
Portanto, a tecnologia no processo de expedição de mercadorias pode contribuir de forma positiva para minimização dos custos, maximização da confiabilidade, integridade das informações, melhoria dos processos gerenciais e operacionais e na tomada de decisão mais assertiva.
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