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Sistema WMS: tudo o que você precisa saber

Entender um sistema WMS permite que a empresa enxerque como a tecnologia pode facilitar o seu dia a dia. Com ele, as rotinas são otimizadas e integradas. Mas, para saber usá-lo, é necessário saber como funciona, qual a sua diferença em comparação com o sistema TMS, quando é necessário empregar uma ferramenta como essa, como escolher o software ideal e suas vantagens. Você poderá conferir todas essas informações neste post. Aproveite!

A evolução dos sistemas de gestão de armazéns (WMS) é muito semelhante à de muitas outras soluções de software. O sistema WMS começou com o intuito de controlar a movimentação e o depósito de mercadorias dentro de um armazém, hoje se tornou extremamente completo e inteligente e está se expandindo para outras frentes, como gestão de transportes e de pedidos.

Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o sistema WMS!

O que é WMS?

Em resumo, WMS são softwares com o objetivo de fornecer a gestores e executivos a localização exata de produtos e bens que se encontram em momentos diferentes do processo logístico em um galpão ou armazém, além de proporcionar informações importantes, como a quantidade de itens no inventário.

Desde o recebimento até a expedição da mercadoria, tudo pode ser monitorado e controlado por meio do WMS, que oferece integração com diversas tecnologias auxiliares — como scanners portáteis, leitores de códigos de barras, impressão de etiquetas, entre outras ferramentas — aos gestores para direcionar os produtos ao local onde eles devem estar.

Com o passar do tempo, o sistema WMS evolui. Antigamente, o software era mais rígido, oferecia apenas algumas funções e era somente com elas que poderia trabalhar. Hoje o sistema mudou. Agora ele é mais flexível podendo se adaptar conforme a demanda de sua empresa.

Se precisar de novas funções para tornar suas tarefas mais ágeis, basta solicitar o acréscimo de upgrades necessários, diferente do que acontecia anteriormente, em que era necessário reescrever o código-fonte ou perder tempo com atualizações demoradas.

Tudo isso garante mais eficiência ao seu negócio e pode aumentar a produtividade de todos os processos envolvidos no gerenciamento de um armazém, tornando a sua empresa ainda mais lucrativa.

Para que serve um WMS?

A ferramenta WMS surgiu da insuficiência no fluxo das informações e de materiais dentro de um armazém ou depósito. Que por esse motivo impacta os custos, as operações e a qualidade da prestação de serviços.

No entanto, o sistema WMS tem o fundamento de aperfeiçoar as atividades logísticas do CD. Desse modo, consegue aumentar a precisão das informações de estoque, a qualidade e agilidade dos processos e a produtividade operacional.

De forma geral, o sistema de Gerenciamento de Armazém é um elemento bastante relevante da cadeia de suprimentos e serve para fornecer o circuito de estoques, diretivas inteligentes de recolhimento e separação de pedidos, consolidação automática e cross-docking para potencializar o espaço do armazém.

Como o sistema WMS funciona?

O sistema WMS gerencia o armazém atribuindo um endereço a cada item e local dentro do estoque, além de outros detalhes que fazem com que a inteligência artificial do sistema organize as mercadorias de maneira otimizada, definindo o melhor local para abastecer, fazer a retirada ou reabastecer os produtos ou em cada posição no interior do galpão.

A movimentação dos materiais dentro do armazém pode ser realizada com equipamentos tecnológicos avançados sendo os principais: QR code, código de barras ou sensores. Com eles, a entrada de mercadorias no estoque acontece em tempo real, atualizando e fornecendo o inventário da empresa sempre que for solicitado.

Dessa forma, o sistema WMS pode ser acessado via redes locais ou dispositivos móveis, o que facilita o acompanhamento dos diversos setores que necessitam desse tipo de informação.

Por exemplo, o setor de produção precisa acompanhar o histórico de compra de determinada matéria-prima para entender quando será necessário à sua reposição e qual é o seu principal fornecedor, para que nunca falte a peça para a fabricação de seus materiais.

Por isso, faz-se importante o uso do sistema WMS. Ele possibilita o levantamento de informações de forma imediata prevenindo problemas gerados por falta de comunicação.

Quem só ganha com a implementação dessa ferramenta é a empresa, que terá a sua produção otimizada, uma vez que atrasos não ocorrerão mais devido à falta de insumos na fabricação.

Cada movimento de entrada e saída de mercadorias deve ser registrado no sistema instantaneamente. Assim, ele contabiliza as mudanças no inventário, ao acrescentar informações importantes como:

  • prazo de validade do produto;
  • histórico de compras;
  • quantidade;
  • fornecedor;
  • dimensões;
  • peso;
  • lote.

Na prática, o sistema WMS se conecta a um banco de dados no qual são registradas todas essas informações e qualquer outra movimentação que ocorra dentro do estoque, por meio do uso dos equipamentos de códigos de barras, QR codes ou sensores automáticos. Assim, automaticamente o sistema realiza as seguintes funções:

  • registro de entrada e saída de itens no armazém;
  • atualização do inventário com informações gerais sobre as mercadorias;
  • direcionamento à organização do estoque, de acordo com a demanda, otimizando o espaço disponível;
  • fornecimento de relatórios atualizados sobre o status dos produtos no almoxarifado.

Ao realizar todas essas tarefas, o sistema WMS consegue alcançar alguns objetivos importantes para a gestão de estoque. Veja a seguir:

  • redução de tempo gasto com a movimentação de materiais;
  • otimização de todos os processos;
  • acompanhamento em tempo real de entrada e saída de itens no estoque;
  • controle e abastecimento da linha de produção;
  • melhor alocação de recursos;
  • prevenção de perdas;
  • melhoria na comunicação;
  • redução de custos operacionais.

Qual a diferença entre WMS e TMS?

Enquanto o WMS tenciona automatizar os processos de recebimento, armazenagem e expedição, o TMS assegura o monitoramento e a fiscalização máxima da manipulação de transporte, desde o momento da saída da mercadoria do CD até a entrega ao cliente final. No entanto, são controles vigorosos sobre diferentes fases da cadeia logística.

Ainda que possível à integração, é interessante ressaltar que o TMS não tem a mesma funcão que o WMS. Pois, este está entrelaçado com a gestão e o gerenciamento na Unidade de manutenção de Estoque (SKUs), vigilância de localização das mercadorias armazenadas e avaliação da estocagem.

Por outro lado, o TMS está relacionado unicamente à gestão de transporte, ou seja, abrange a manutenção de frota, documentação, controle sobre os tempos gastos com paradas, gestão de despacho, cálculos automáticos de fretes, entre outros.

Quais são as vantagens?

Um sistema WMS é capaz de oferecer muitas vantagens para a empresa. Veja algumas delas a seguir.

Melhoria no atendimento ao cliente

Simplificando os processos do pedido até a entrega, as empresas podem determinar com mais precisão a disponibilidade do produto e fornecer datas de entrega mais realistas aos clientes.

Maior giro de inventário

O WMS pode reduzir os prazos de entrega, limitando os movimentos de estoque e melhorando a precisão dos registros de inventário. Como resultado, a necessidade de estoque de segurança é reduzida, o que aumenta o giro das mercadorias.

Uso mais eficiente do espaço disponível no armazém

Um WMS é capaz de aumentar a área disponível no armazém ao alocar mercadorias de maneira mais eficiente. Esse aumento da eficiência pode melhorar a produtividade e diminuir os custos de manutenção de estoque de forma significativa.

Redução da papelada de inventário

A implementação de um sistema de WMS pode reduzir consideravelmente a papelada tradicionalmente associada às operações do armazém, assim como garantir o fluxo e a precisão das informações do inventário. Recebimento de relatórios, planilhas, bilhetes e listas tipicamente guardadas como registros importantes podem ser mantidos de modo eletrônico.

Melhoria do inventário rotativo

As empresas podem usar WMS para capturar dados relevantes (por exemplo, a frequência de circulação, locais específicos etc.) em prol de agendar, com a ajuda do sistema, a realização de inventários rotativos para fins de planejamento.

Diminuição da dependência de funcionários

A implantação de um WMS facilita a padronização da realização de inventários, métodos de armazenagem e controle de estoque. Dessa forma, o sistema ajuda a minimizar a dependência de práticas manuais, resultando em custos de treinamento reduzidos e taxas de erro menores.

Quando contratar esse tipo de ferramenta?

O sistema WMS é indicado para toda e qualquer companhia que atua com o transporte de mercadoria. Portanto, adotar essa metodologia é fundamental para garantir um crescimento de sucesso para seu negócio. Ou seja, esse investimento trará rentabilidade no âmbito operacional e econômico.

Quanto às empresas que já estão no mercado e não têm um software que auxilia nas atividades logísticas, normalmente as falhas, o armazenamento desorganizado, os processos lentos e os custos elevados costumam aparecer constantemente em sua organização, o que significa que está na hora de contratar essa ferramenta.

Como escolher o WMS ideal para a sua empresa?

Agora você já realizou uma avaliação do cenário da organização e observou que está no momento de investir em um sistema WMS para melhorar os processos logísticos. Para escolher o melhor modelo para seu negócio é necessário:

Identificar as necessidades da corporação

O primeiro passo é identificar o que precisa de melhoria no processo. Após essa análise, você criará um documento utilizado para definir as melhores ofertas dos fornecedores.

Criar uma RFP

Nesse momento, é necessário fazer um documento relatando o modelo de sucesso que sua companhia pretende adquirir no mercado. É por meio dele que os fornecedores se basearão para apresentar propostas.

Consultar a reputação da prestadora de serviço

Além de discernir as funcionalidades do recurso, é essencial avaliar e procurar referências da capacidade técnica do fornecedor. Portanto, você deve buscar opiniões dos clientes a respeito dos serviços prestados por ele. E, além disso, adquirir informações sobre o suporte técnico oferecido e o processo de implementação do projeto.

Verificar a tecnologia do sistema WMS

É preciso examinar as aplicabilidades da ferramenta e a tecnologia usada pelo software. Nessa etapa, é possível estudar a eficiência operacional na otimização do espaço no armazém.

Analisar os Upgrades da solução

Avaliar como são realizados os upgrades da solução, a fim de impedir custos inesperados à empresa e certificar-se se a prestadora de serviço realiza as atualizações do sistema.

Avaliar o ROI

Para finalizar e não errar na escolha, avalie o retorno sobre o investimento. Existem muitos modelos de sistemas que possibilitam visualizar os resultados e acompanhar o ROI das operações logísticas — como redução de falhas, atrasos, desperdícios, entre outros. Opte pelo software que fornece o máximo de informações.

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Tendências para o setor de Logística

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