Entender um sistema WMS permite que a empresa enxergue como a tecnologia pode facilitar o seu dia a dia. Afinal, com ele, as rotinas são otimizadas e integradas. No entanto, para saber usá-lo, é necessário entender como tudo funciona, qual a sua diferença em comparação com o sistema TMS, quando é necessário empregar uma ferramenta como essa e como escolher o software ideal, além de verificar suas vantagens.
A evolução dos sistemas de gestão de armazéns (WMS) é muito semelhante à de muitas outras soluções de software. O sistema WMS começou com o intuito de controlar a movimentação e o depósito de mercadorias dentro de um armazém, mas hoje se tornou extremamente completo e inteligente e está se expandindo para outras frentes, como gestão de transportes e de pedidos.
Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o sistema WMS. Aproveite!
O que é WMS?
Em resumo, WMS são softwares com o objetivo de fornecer a gestores e executivos a localização exata de produtos e bens que se encontram em momentos diferentes do processo logístico em um galpão ou armazém, além de proporcionar informações importantes, como a quantidade de itens no inventário.
Desde o recebimento até a expedição da mercadoria, tudo pode ser monitorado e controlado por meio do WMS, que oferece integração com diversas tecnologias auxiliares — como scanners portáteis, leitores de códigos de barras, impressão de etiquetas, entre outras ferramentas — aos gestores, para direcionar os produtos ao local onde eles devem estar.
Com o passar do tempo, o sistema WMS evoluiu. Antigamente, o software era mais rígido, oferecia apenas algumas funções e era somente com elas que o usuário poderia trabalhar. Hoje, o sistema mudou. Agora, ele é mais flexível, podendo se adaptar conforme a demanda de sua empresa.
Se precisar de novas funções para tornar suas tarefas mais ágeis, basta solicitar o acréscimo de upgrades necessários, diferentemente do que acontecia no passado, em que era necessário reescrever o código-fonte ou perder tempo com atualizações demoradas.
Tudo isso garante mais eficiência ao seu negócio e pode aumentar a produtividade de todos os processos envolvidos no gerenciamento de um armazém, tornando a sua empresa ainda mais lucrativa.
Para que serve um WMS?
A ferramenta WMS surgiu da insuficiência no fluxo das informações e materiais dentro de um armazém ou depósito, situação que impacta os custos, as operações e a qualidade da prestação de serviços.
No entanto, o sistema WMS tem o fundamento de aperfeiçoar as atividades logísticas do CD. Desse modo, consegue aumentar a precisão das informações de estoque, a qualidade e a agilidade dos processos e a produtividade operacional.
De forma geral, o Sistema de Gerenciamento de Armazém é um elemento bastante relevante da cadeia de suprimentos e serve para fornecer circuito de estoques, diretivas inteligentes de recolhimento e separação de pedidos, consolidação automática e cross-docking, a fim de potencializar o espaço do armazém.
Como o sistema WMS funciona?
O sistema WMS gerencia o armazém, atribuindo um endereço a cada item e local dentro do estoque, além fazer com que a inteligência artificial do sistema organize as mercadorias de maneira otimizada, definindo o melhor local para abastecer, fazer a retirada, reabastecer os produtos ou cada posição no interior do galpão.
A movimentação dos materiais dentro do armazém pode ser realizada com equipamentos tecnológicos avançados, sendo os principais: QR code, código de barras e sensores. Com eles, a entrada de mercadorias no estoque acontece em tempo real, atualizando e fornecendo o inventário da empresa sempre que ele for solicitado.
Dessa forma, o sistema WMS pode ser acessado via redes locais ou dispositivos móveis, o que facilita o acompanhamento dos diversos setores que necessitam desse tipo de informação.
Por exemplo, o setor de produção precisa acompanhar o histórico de compra de determinada matéria-prima para entender quando será necessária a sua reposição e qual é o seu principal fornecedor, a fim de que nunca falte a peça para a fabricação de seus materiais.
Por isso, faz-se importante o uso do sistema WMS. Ele possibilita o levantamento de informações de forma imediata, prevenindo problemas gerados por falta de comunicação.
Quem ganha com a implementação dessa ferramenta é a empresa, que terá a sua produção otimizada, uma vez que atrasos devido à falta de insumos na fabricação não ocorrerão mais.
Cada movimento de entrada e saída de mercadorias deve ser registrado no sistema instantaneamente. Assim, ele contabiliza as mudanças no inventário, ao acrescentar informações importantes como:
- prazo de validade do produto;
- histórico de compras;
- quantidade;
- fornecedor;
- dimensões;
- peso;
- lote.
Na prática, o sistema WMS se conecta a um banco de dados no qual são registradas todas essas informações e qualquer outra movimentação que ocorra dentro do estoque, por meio do uso dos equipamentos de códigos de barras, QR codes ou sensores automáticos. Assim, automaticamente, o sistema realiza as seguintes funções:
- registro de entrada e saída de itens no armazém;
- atualização do inventário, com as informações gerais sobre as mercadorias;
- direcionamento à organização do estoque, de acordo com a demanda, otimizando o espaço disponível;
- fornecimento de relatórios atualizados sobre o status dos produtos no almoxarifado.
Ao realizar todas essas tarefas, o sistema WMS consegue alcançar alguns objetivos importantes para a gestão de estoque. Veja a seguir:
- redução de tempo gasto com a movimentação de materiais;
- otimização de todos os processos;
- acompanhamento em tempo real de entrada e saída de itens no estoque;
- controle e abastecimento da linha de produção;
- melhor alocação de recursos;
- prevenção de perdas;
- melhoria na comunicação;
- redução de custos operacionais.
Qual a diferença entre WMS e TMS?
Enquanto o WMS automatiza os processos de recebimento, armazenagem e expedição, o TMS assegura o monitoramento e a fiscalização máxima da manipulação de transporte, desde o momento da saída da mercadoria do CD até a entrega ao cliente final. No entanto, são controles vigorosos sobre diferentes fases da cadeia logística.
Ainda que possível a integração, é interessante ressaltar que o TMS não tem a mesma função que o WMS, pois este está entrelaçado com a gestão e o gerenciamento na Unidade de Manutenção de Estoque (SKUs), a vigilância de localização das mercadorias armazenadas e a avaliação da estocagem.
Por outro lado, o TMS está relacionado unicamente à gestão de transporte, ou seja, abrange a manutenção de frota, a documentação, o controle sobre os tempos gastos com paradas, a gestão de despacho, os cálculos automáticos de fretes, entre outros.
Quais são as vantagens?
Um sistema WMS é capaz de oferecer muitas vantagens para a empresa, desde a otimização completa de cada etapa do supply chain até resultados diretos para o negócio, como redução de custos e aumento da produtividade.
Para exemplificar melhor, separamos uma pequena lista de alguns desses benefícios que o software tende a proporcionar em um armazém. Confira!
Melhoria no atendimento ao cliente
Simplificando os processos, do pedido até a entrega, as empresas podem determinar com mais precisão a disponibilidade do produto e fornecer datas de entrega mais realistas aos clientes.
Por exemplo, modelos de pedidos altamente usados nos dias de hoje, como o sameday delivery ou o cross docking, que permitem otimizar todas as etapas do supply chain e garantem demandas muito mais dinâmicas e rápidas, só são possíveis por meio de organização e planejamento apurado da cadeia de suprimento, situação em que o sistema WMS tem um papel essencial.
Maior giro de inventário
O WMS pode reduzir os prazos de entrega, limitando os movimentos de estoque e melhorando a precisão dos registros de inventário. Como resultado, a necessidade de estoque de segurança é reduzida, o que aumenta o giro das mercadorias.
Uso mais eficiente do espaço disponível no armazém
Um WMS é capaz de aumentar a área disponível no armazém ao alocar mercadorias de maneira mais eficiente. Esse aumento da eficiência pode melhorar a produtividade e diminuir os custos de manutenção de estoque de forma significativa.
Redução da papelada de inventário
A implementação de um sistema de WMS pode reduzir consideravelmente a papelada tradicionalmente associada às operações do armazém, assim como garantir o fluxo e a precisão das informações do inventário. Recebimento de relatórios, planilhas, bilhetes e listas tipicamente guardadas como registros importantes podem ser mantidos de modo eletrônico.
Melhoria do inventário rotativo
As empresas podem usar o WMS para capturar dados relevantes (por exemplo, a frequência de circulação, locais específicos etc.) em prol de agendar, com a ajuda do sistema, a realização de inventários rotativos para fins de planejamento.
Diminuição da dependência de funcionários
A implantação de um WMS facilita a padronização da realização de inventários, dos métodos de armazenagem e do controle de estoque. Dessa forma, o sistema ajuda a minimizar a dependência de práticas manuais, resultando em custos de treinamento reduzidos e taxas de erro menores.
Redução de custos
Outra vantagem indiscutível do sistema WMS é a possibilidade de redução de custos diretos com a armazenagem. Afinal, aumentando o controle e a organização dos produtos em estoque, a tendência é que os riscos e perdas sejam consequentemente menores.
Para exemplificar, um sistema WMS permite personalizar o controle dos itens nas prateleiras, por exemplo, utilizando a data de validade, o número de lote ou o tipo de embalagem. Por meio de coletores de dados, você consegue identificar, monitorar e rastrear, em questão de segundos, todas as informações daquele produto e, assim, geri-lo de forma mais estratégica.
Aumento da produtividade
Realizar um controle do estoque de forma manual é algo passível de erros e falhas, além de ser um processo extremamente obsoleto e lento. Aliás, agilidade e rapidez são diferenciais necessários em qualquer operação hoje em dia, e isso só se torna possível por meio de ferramentas tecnológicas.
O sistema WMS cumpre bem esse papel dentro de uma gestão de estoque, permitindo a integração total de cada setor da cadeia de suprimentos, desde o recebimento dos materiais até a sua expedição.
O resultado disso é um aumento significativo da produtividade do armazém, eliminando processos manuais, erros e gargalos.
Controle total do supply chain
O sistema WMS, em conjunto com os coletores de dados, permite que o gestor tenha controle total de seus produtos em seu armazém, por meio de simples etiquetas com códigos de barras ou RFID.
Nesse processo, a empresa consegue cadastrar diferentes informações do produto no sistema, melhorar a organização interna de forma mais estratégica, localizar os itens rapidamente nas prateleiras, monitorar suas movimentações internas, carregá-los sem erros durante a expedição e agilizar o picking.
Ou seja, cada etapa — recebimento, identificação, armazenagem, separação dos pedidos etc — passa a ser controlada de forma eficiente e ágil por meio do sistema WMS, garantindo, assim, uma gestão muito mais apurada e completa de tudo o que entra e sai de suas prateleiras.
Quando contratar esse tipo de ferramenta?
O sistema WMS é indicado para toda e qualquer companhia que atua com o transporte de mercadoria. Portanto, adotar essa metodologia é fundamental para garantir um crescimento de sucesso para o seu negócio. Ou seja, esse investimento trará rentabilidade no âmbito operacional e econômico.
Quanto às empresas que já estão no mercado e não têm um software que auxilie nas atividades logísticas, normalmente, as falhas, o armazenamento desorganizado, os processos lentos e os custos elevados costumam aparecer constantemente, o que significa que está na hora de contratar essa ferramenta.
Como escolher o WMS ideal para a sua empresa?
Agora você já realizou uma avaliação do cenário da sua organização e observou que está no momento de investir em um sistema WMS para melhorar os processos logísticos. A fim de escolher o melhor modelo para o seu negócio, é necessário respeitar alguns pontos. Confira a seguir.
Identificar as necessidades da corporação
O primeiro passo é identificar o que precisa de melhoria no processo. Após essa análise, você criará um documento utilizado para definir as melhores ofertas dos fornecedores.
Criar uma RFP
Nesse momento, é necessário fazer um documento relatando o modelo de sucesso que sua companhia pretende adquirir no mercado. É por meio dele que os fornecedores se basearão para apresentar propostas.
Consultar a reputação da prestadora de serviço
Além de discernir as funcionalidades do recurso, é essencial avaliar e procurar referências da capacidade técnica do fornecedor. Portanto, você deve buscar opiniões dos clientes a respeito dos serviços prestados por ele. Além disso, precisa adquirir informações sobre o suporte técnico oferecido e o processo de implementação do projeto.
Verificar a tecnologia do sistema WMS
É necessário examinar as aplicabilidades da ferramenta e a tecnologia usada pelo software. Nessa etapa, é possível estudar a eficiência operacional na otimização do espaço no armazém.
Analisar os upgrades da solução
Avaliar como são realizados os upgrades da solução, a fim de impedir custos inesperados para a empresa, também é essencial. Além disso, você deve se certificar de que a prestadora de serviço realiza as atualizações do sistema.
Avaliar o ROI
Para finalizar e não errar na escolha, avalie o retorno sobre o investimento. Existem muitos modelos de sistemas que possibilitam visualizar os resultados e acompanhar o ROI das operações logísticas — como redução de falhas, atrasos, desperdícios, entre outros. Opte por um software que forneça o máximo de informações.
Em resumo, investir em um sistema WMS é sinônimo de modernização e otimização de seu supply chain. Hoje, em tempos de logística 4.0, insistir em procedimentos manuais ou em ferramentas obsoletas em sua gestão de estoque é se prender a processos falhos e até mesmo a prejuízos mais sérios.
Vale reforçar, também, que o sistema WMS não se refere apenas a um software para a organização e o controle dos itens em seu armazém. Trata-se de uma solução completa e dinâmica para toda a sua gestão, oferecendo, assim, soluções vastas que proporcionarão resultados reais, como a redução de custos operacionais e até mesmo o aumento da produtividade e do lucro de seu negócio.
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O que você achou do sistema WMS? Ficou alguma dúvida? Então entre em contato conosco, para que possamos conhecer melhor nossos sistemas de excelência e assim otimizar os processos logísticos da sua organização.
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