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Sistema WMS: tudo o que você precisa saber

Entender um sistema WMS permite que a empresa enxergue como a tecnologia pode facilitar o seu dia a dia. Afinal, com ele, as rotinas são otimizadas e integradas. No entanto, para saber usá-lo, é necessário entender como tudo funciona, qual a sua diferença em comparação com o sistema TMS, quando é necessário empregar uma ferramenta como essa e como escolher o software ideal, além de verificar suas vantagens.

A evolução dos sistemas de gestão de armazéns (WMS) é muito semelhante à de muitas outras soluções de software. O sistema WMS começou com o intuito de controlar a movimentação e o depósito de mercadorias dentro de um armazém, mas hoje se tornou extremamente completo e inteligente e está se expandindo para outras frentes, como gestão de transportes e de pedidos.

Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o sistema WMS. Aproveite!

O que é WMS?

Em resumo, WMS são softwares com o objetivo de fornecer a gestores e executivos a localização exata de produtos e bens que se encontram em momentos diferentes do processo logístico em um galpão ou armazém, além de proporcionar informações importantes, como a quantidade de itens no inventário.

Desde o recebimento até a expedição da mercadoria, tudo pode ser monitorado e controlado por meio do WMS, que oferece integração com diversas tecnologias auxiliares — como scanners portáteis, leitores de códigos de barras, impressão de etiquetas, entre outras ferramentas — aos gestores, para direcionar os produtos ao local onde eles devem estar.

Com o passar do tempo, o sistema WMS evoluiu. Antigamente, o software era mais rígido, oferecia apenas algumas funções e era somente com elas que o usuário poderia trabalhar. Hoje, o sistema mudou. Agora, ele é mais flexível, podendo se adaptar conforme a demanda de sua empresa.

Se precisar de novas funções para tornar suas tarefas mais ágeis, basta solicitar o acréscimo de upgrades necessários, diferentemente do que acontecia no passado, em que era necessário reescrever o código-fonte ou perder tempo com atualizações demoradas.

Tudo isso garante mais eficiência ao seu negócio e pode aumentar a produtividade de todos os processos envolvidos no gerenciamento de um armazém, tornando a sua empresa ainda mais lucrativa.

Para que serve um WMS?

A ferramenta WMS surgiu da insuficiência no fluxo das informações e materiais dentro de um armazém ou depósito, situação que impacta os custos, as operações e a qualidade da prestação de serviços.

No entanto, o sistema WMS tem o fundamento de aperfeiçoar as atividades logísticas do CD. Desse modo, consegue aumentar a precisão das informações de estoque, a qualidade e a agilidade dos processos e a produtividade operacional.

De forma geral, o Sistema de Gerenciamento de Armazém é um elemento bastante relevante da cadeia de suprimentos e serve para fornecer circuito de estoques, diretivas inteligentes de recolhimento e separação de pedidos, consolidação automática e cross-docking, a fim de potencializar o espaço do armazém.

Como o sistema WMS funciona?

O sistema WMS gerencia o armazém, atribuindo um endereço a cada item e local dentro do estoque, além fazer com que a inteligência artificial do sistema organize as mercadorias de maneira otimizada, definindo o melhor local para abastecer, fazer a retirada, reabastecer os produtos ou cada posição no interior do galpão.

movimentação dos materiais dentro do armazém pode ser realizada com equipamentos tecnológicos avançados, sendo os principais: QR code, código de barras e sensores. Com eles, a entrada de mercadorias no estoque acontece em tempo real, atualizando e fornecendo o inventário da empresa sempre que ele for solicitado.

Dessa forma, o sistema WMS pode ser acessado via redes locais ou dispositivos móveis, o que facilita o acompanhamento dos diversos setores que necessitam desse tipo de informação.

Por exemplo, o setor de produção precisa acompanhar o histórico de compra de determinada matéria-prima para entender quando será necessária a sua reposição e qual é o seu principal fornecedor, a fim de que nunca falte a peça para a fabricação de seus materiais.

Por isso, faz-se importante o uso do sistema WMS. Ele possibilita o levantamento de informações de forma imediata, prevenindo problemas gerados por falta de comunicação.

Quem ganha com a implementação dessa ferramenta é a empresa, que terá a sua produção otimizada, uma vez que atrasos devido à falta de insumos na fabricação não ocorrerão mais.

Cada movimento de entrada e saída de mercadorias deve ser registrado no sistema instantaneamente. Assim, ele contabiliza as mudanças no inventário, ao acrescentar informações importantes como:

  • prazo de validade do produto;
  • histórico de compras;
  • quantidade;
  • fornecedor;
  • dimensões;
  • peso;
  • lote.

Na prática, o sistema WMS se conecta a um banco de dados no qual são registradas todas essas informações e qualquer outra movimentação que ocorra dentro do estoque, por meio do uso dos equipamentos de códigos de barras, QR codes ou sensores automáticos. Assim, automaticamente, o sistema realiza as seguintes funções:

  • registro de entrada e saída de itens no armazém;
  • atualização do inventário, com as informações gerais sobre as mercadorias;
  • direcionamento à organização do estoque, de acordo com a demanda, otimizando o espaço disponível;
  • fornecimento de relatórios atualizados sobre o status dos produtos no almoxarifado.

Ao realizar todas essas tarefas, o sistema WMS consegue alcançar alguns objetivos importantes para a gestão de estoque. Veja a seguir:

  • redução de tempo gasto com a movimentação de materiais;
  • otimização de todos os processos;
  • acompanhamento em tempo real de entrada e saída de itens no estoque;
  • controle e abastecimento da linha de produção;
  • melhor alocação de recursos;
  • prevenção de perdas;
  • melhoria na comunicação;
  • redução de custos operacionais.

Qual a diferença entre WMS e TMS?

Enquanto o WMS automatiza os processos de recebimento, armazenagem e expedição, o TMS assegura o monitoramento e a fiscalização máxima da manipulação de transporte, desde o momento da saída da mercadoria do CD até a entrega ao cliente final. No entanto, são controles vigorosos sobre diferentes fases da cadeia logística.

Ainda que possível a integração, é interessante ressaltar que o TMS não tem a mesma função que o WMS, pois este está entrelaçado com a gestão e o gerenciamento na Unidade de Manutenção de Estoque (SKUs), a vigilância de localização das mercadorias armazenadas e a avaliação da estocagem.

Por outro lado, o TMS está relacionado unicamente à gestão de transporte, ou seja, abrange a manutenção de frota, a documentação, o controle sobre os tempos gastos com paradas, a gestão de despacho, os cálculos automáticos de fretes, entre outros.

Quais são as vantagens?

Um sistema WMS é capaz de oferecer muitas vantagens para a empresa, desde a otimização completa de cada etapa do supply chain até resultados diretos para o negócio, como redução de custos e aumento da produtividade.

Para exemplificar melhor, separamos uma pequena lista de alguns desses benefícios que o software tende a proporcionar em um armazém. Confira!

Melhoria no atendimento ao cliente

Simplificando os processos, do pedido até a entrega, as empresas podem determinar com mais precisão a disponibilidade do produto e fornecer datas de entrega mais realistas aos clientes.

Por exemplo, modelos de pedidos altamente usados nos dias de hoje, como o sameday delivery ou o cross docking, que permitem otimizar todas as etapas do supply chain e garantem demandas muito mais dinâmicas e rápidas, só são possíveis por meio de organização e planejamento apurado da cadeia de suprimento, situação em que o sistema WMS tem um papel essencial.

Maior giro de inventário

O WMS pode reduzir os prazos de entrega, limitando os movimentos de estoque e melhorando a precisão dos registros de inventário. Como resultado, a necessidade de estoque de segurança é reduzida, o que aumenta o giro das mercadorias.

Uso mais eficiente do espaço disponível no armazém

Um WMS é capaz de aumentar a área disponível no armazém ao alocar mercadorias de maneira mais eficiente. Esse aumento da eficiência pode melhorar a produtividade e diminuir os custos de manutenção de estoque de forma significativa.

Redução da papelada de inventário

A implementação de um sistema de WMS pode reduzir consideravelmente a papelada tradicionalmente associada às operações do armazém, assim como garantir o fluxo e a precisão das informações do inventário. Recebimento de relatórios, planilhas, bilhetes e listas tipicamente guardadas como registros importantes podem ser mantidos de modo eletrônico.

Melhoria do inventário rotativo

As empresas podem usar o WMS para capturar dados relevantes (por exemplo, a frequência de circulação, locais específicos etc.) em prol de agendar, com a ajuda do sistema, a realização de inventários rotativos para fins de planejamento.

Diminuição da dependência de funcionários

A implantação de um WMS facilita a padronização da realização de inventários, dos métodos de armazenagem e do controle de estoque. Dessa forma, o sistema ajuda a minimizar a dependência de práticas manuais, resultando em custos de treinamento reduzidos e taxas de erro menores.

Redução de custos

Outra vantagem indiscutível do sistema WMS é a possibilidade de redução de custos diretos com a armazenagem. Afinal, aumentando o controle e a organização dos produtos em estoque, a tendência é que os riscos e perdas sejam consequentemente menores.

Para exemplificar, um sistema WMS permite personalizar o controle dos itens nas prateleiras, por exemplo, utilizando a data de validade, o número de lote ou o tipo de embalagem. Por meio de coletores de dados, você consegue identificar, monitorar e rastrear, em questão de segundos, todas as informações daquele produto e, assim, geri-lo de forma mais estratégica.

Aumento da produtividade

Realizar um controle do estoque de forma manual é algo passível de erros e falhas, além de ser um processo extremamente obsoleto e lento. Aliás, agilidade e rapidez são diferenciais necessários em qualquer operação hoje em dia, e isso só se torna possível por meio de ferramentas tecnológicas.

O sistema WMS cumpre bem esse papel dentro de uma gestão de estoque, permitindo a integração total de cada setor da cadeia de suprimentos, desde o recebimento dos materiais até a sua expedição.

O resultado disso é um aumento significativo da produtividade do armazém, eliminando processos manuais, erros e gargalos.

Controle total do supply chain

O sistema WMS, em conjunto com os coletores de dados, permite que o gestor tenha controle total de seus produtos em seu armazém, por meio de simples etiquetas com códigos de barras ou RFID.

Nesse processo, a empresa consegue cadastrar diferentes informações do produto no sistema, melhorar a organização interna de forma mais estratégica, localizar os itens rapidamente nas prateleiras, monitorar suas movimentações internas, carregá-los sem erros durante a expedição e agilizar o picking.

Ou seja, cada etapa — recebimento, identificação, armazenagem, separação dos pedidos etc — passa a ser controlada de forma eficiente e ágil por meio do sistema WMS, garantindo, assim, uma gestão muito mais apurada e completa de tudo o que entra e sai de suas prateleiras.

Quando contratar esse tipo de ferramenta?

O sistema WMS é indicado para toda e qualquer companhia que atua com o transporte de mercadoria. Portanto, adotar essa metodologia é fundamental para garantir um crescimento de sucesso para o seu negócio. Ou seja, esse investimento trará rentabilidade no âmbito operacional e econômico.

Quanto às empresas que já estão no mercado e não têm um software que auxilie nas atividades logísticas, normalmente, as falhas, o armazenamento desorganizado, os processos lentos e os custos elevados costumam aparecer constantemente, o que significa que está na hora de contratar essa ferramenta.

Como escolher o WMS ideal para a sua empresa?

Agora você já realizou uma avaliação do cenário da sua organização e observou que está no momento de investir em um sistema WMS para melhorar os processos logísticos. A fim de escolher o melhor modelo para o seu negócio, é necessário respeitar alguns pontos. Confira a seguir.

Identificar as necessidades da corporação

O primeiro passo é identificar o que precisa de melhoria no processo. Após essa análise, você criará um documento utilizado para definir as melhores ofertas dos fornecedores.

Criar uma RFP

Nesse momento, é necessário fazer um documento relatando o modelo de sucesso que sua companhia pretende adquirir no mercado. É por meio dele que os fornecedores se basearão para apresentar propostas.

Consultar a reputação da prestadora de serviço

Além de discernir as funcionalidades do recurso, é essencial avaliar e procurar referências da capacidade técnica do fornecedor. Portanto, você deve buscar opiniões dos clientes a respeito dos serviços prestados por ele. Além disso, precisa adquirir informações sobre o suporte técnico oferecido e o processo de implementação do projeto.

Verificar a tecnologia do sistema WMS

É necessário examinar as aplicabilidades da ferramenta e a tecnologia usada pelo software. Nessa etapa, é possível estudar a eficiência operacional na otimização do espaço no armazém.

Analisar os upgrades da solução

Avaliar como são realizados os upgrades da solução, a fim de impedir custos inesperados para a empresa, também é essencial. Além disso, você deve se certificar de que a prestadora de serviço realiza as atualizações do sistema.

Avaliar o ROI

Para finalizar e não errar na escolha, avalie o retorno sobre o investimento. Existem muitos modelos de sistemas que possibilitam visualizar os resultados e acompanhar o ROI das operações logísticas — como redução de falhas, atrasos, desperdícios, entre outros. Opte por um software que forneça o máximo de informações.

Em resumo, investir em um sistema WMS é sinônimo de modernização e otimização de seu supply chain. Hoje, em tempos de logística 4.0, insistir em procedimentos manuais ou em ferramentas obsoletas em sua gestão de estoque é se prender a processos falhos e até mesmo a prejuízos mais sérios.

Vale reforçar, também, que o sistema WMS não se refere apenas a um software para a organização e o controle dos itens em seu armazém. Trata-se de uma solução completa e dinâmica para toda a sua gestão, oferecendo, assim, soluções vastas que proporcionarão resultados reais, como a redução de custos operacionais e até mesmo o aumento da produtividade e do lucro de seu negócio.

Gostou das dicas do nosso post? Para saber ainda mais sobre o sistema WMS e outras informações importantes sobre o universo da logística, não deixe de seguir a nossa página no Facebook e de acompanhar todas as novidades. Até a próxima!

Tendências para o setor de Logística

O que você achou do sistema WMS? Ficou alguma dúvida? Então entre em contato conosco, para que possamos conhecer melhor nossos sistemas de excelência e assim otimizar os processos logísticos da sua organização.

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