O que é um TMS?
De forma genérica, um TMS do inglês (Transportation Managament System) ou ( Sistema de Gerenciamento de Transportes), é um software aplicativo que se destina a planejar, monitorar e otimizar as operações de transporte de cargas, em seus aspectos operacionais e administrativos, tanto nas empresas que contratam quanto naquelas que prestam serviços de transporte.
Quais os tipos de TMS
A definição acima, porém, não é suficiente para que se possa compreender de fato para que serve esta ferramenta. Isso porque, quando falamos em transporte de cargas, estamos nos referindo a uma atividade que permeia toda a “cadeia de suprimentos”. E dependendo da posição para a qual você olha dentro desta cadeia, diferente será o papel do transporte para cada agente.
É por isso que existem vários tipos de TMS, e neste artigo vamos explorar cada um deles com mais profundidade.
TMS para Embarcadores
Para empresas que contratam serviços de transporte, que neste contexto são chamadas de “embarcadores”, os principais desafios são:
- Selecionar os fornecedores (transportadoras ou operadores logísticos) com o melhor custo / benefício;
- Garantir que os serviços são executados pelos fornecedores dentro das condições (preços e prazos) combinadas;
- Prestar informações precisas aos clientes internos e externos a respeito do trânsito das mercadorias;
- Evitar o pagamento de taxas indevidas ou calculadas incorretamente, lembrando que além do frete propriamente dito, existem vários outros componentes no custo do transporte (seguro, taxas, pedágio, insumos, etc.) que tornam o cálculo bastante complexo;
- Apurar e analisar os KPIs (indicadores chave de desempenho) do setor;
- Controlar os impostos incidentes sobre os serviços de transportes e os seus respectivos créditos que podem ser recuperados em outras operações.
Nos embarcadores, a atividade de transporte de mercadorias geralmente não representa o objetivo principal da empresa, mas é necessária apenas para o abastecimento de matérias-primas ou para o escoamento da produção.
Mas se considerarmos que mesmo embarcadores de pequeno porte chegam a contratar milhares de transações de transporte todos os meses, sendo que para cada uma delas todas as etapas acima devem ser observadas, fica evidente a necessidade de uma ferramenta que automatize as tarefas a serem executadas pelo setor de logística.
É exatamente este o papel do “TMS para embarcadores”: ele é uma ferramenta que possibilita ao setor de logística das empresas executar todas as atividades de planejamento e controle das operações de transporte de mercadorias com total segurança e de forma totalmente automatizada.
Uma outra forma de definir o TMS para embarcadores é pensar que ele será o responsável pelo controle da COMPRA DE FRETES, ou seja, os embarcadores COMPRAM fretes das transportadoras.
A título de exemplo, GESTOR LOGÍSTICO, que é um serviço da Tecnovia que simplifica e otimiza todas as atividades da área de logística, utiliza o TMS Embarcador como principal ferramenta de apoio.
TMS para Transportadoras
Já quando falamos das empresas que prestam os serviços de transporte de mercadorias para terceiros, o transporte representa sua atividade fim, ele é a razão da sua existência.
Neste caso, os desafios são totalmente diferentes, e podemos citar entre os principais deles:
- Manter a frota de veículos em boas condições;
- Praticar preços competitivos, compatíveis com a concorrência e que permitam a geração de lucros;
- Conquistar e manter clientes;
- Gerar a documentação fiscal exigida pela legislação para a execução das operações de transporte (o que requer a emissão de CT-es, NF-es, e MDF-es, dependendo de cada operação);
- Contratar motoristas, ajudantes e demais colaboradores (podendo ser funcionários ou terceirizados), e cuidar para que seus pagamentos sejam feitos de acordo com a legislação do setor;
- Contratar empresas seguradoras e prestar-lhes as informações necessárias para garantir a segurança dos valores transportados;
- Determinar os riscos de cada operação e tomar providências para mitigá-los;
- Definir a melhor alocação das cargas nos veículos, e o melhor trajeto para cada veículo;
- Monitorar a execução dos serviços pelos motoristas / veículos;
- Controlar ocorrências e inconformidades durante a execução dos serviços, e tomar as providências necessárias para corrigi-las;
- Prestar informações aos clientes, enviando-lhes também os documentos fiscais (CT-es, etc.) e operacionais (comprovantes de entrega, relatórios, etc);
- Cobrar os clientes pelos serviços executados, dentro das condições negociadas, e controlar os recebimentos;
- Apurar e analisar os KPIs (indicadores chave de desempenho) das atividades e do mercado;
Como pode-se observar, as necessidades e preocupações de uma transportadora são completamente diferentes daquelas de um “embarcador”. Por isso, a ferramenta que as transportadoras utilizam pouco se parece com aquela voltada para os embarcadores – em comum elas praticamente só tem o nome TMS, mas suas funcionalidades e objetivos são completamente distintos.
Uma outra forma de definir o TMS para transportadoras é pensar que ele será o responsável pelo controle da VENDA DE FRETES, ou seja, as transportadoras VENDEM fretes para os embarcadores.
TMS para Operadores Logísticos
Existe ainda uma terceira categoria de usuários dos sistemas TMS que são os operadores logísticos. Eles se propõem a “terceirizar” todas as atividades da logística de uma empresa, e entre essas atividades estão as operações de transportes.
No que se refere aos transportes, os operadores logísticos posicionam-se ENTRE os embarcadores e as transportadoras. Ou seja, usando as definições que apresentamos anteriormente, eles COMPRAM fretes das transportadoras, e os VENDEM para os embarcadores.
Os operadores logísticos são, de certa forma, intermediários nas operações de transportes, agregando valor de diversas maneiras (otimização das cargas, utilização de vários modais, etc).
Para atender às necessidades de um operador logístico, um TMS precisa portanto ser capaz de, pelo menos, atuar como um TMS para embarcador e também como um TMS para transportadoras.
Mas não só isso: Como as operações aqui são em geral bem mais complexas, podendo inclusive envolver vários modais (rodoviário, ferroviário, cabotagem, aéreo, etc) em uma mesma operação, o TMS para Operadores Logísticos deve ter funcionalidades bem mais sofisticadas.
Entre os requisitos a que ele deve atender pode-se ressaltar a necessidade de analisar a rentabilidade de cada operação, ou seja, a diferença entre o custo dos serviços prestados e a receita obtida por eles. Esse tipo de análise só poderá ser feita se o TMS de fato possuir as duas “visões” integradas, o que não é possível com a utilização de sistemas diferentes, um para a compra e outro para a venda de fretes.
Principais funcionalidades de um TMS
A esta altura você já deve ter compreendido que não faz muito sentido falarmos de TMS de forma genérica, visto que existem enormes diferenças entre cada um dos tipos de TMS. Ao falarmos das principais funcionalidades de cada um deles isso deverá ficar ainda mais claro:
Funcionalidades do TMS para Embarcadores
• Simulação dos custos de fretes
• Auditoria (conferência) de fretes e faturas
• Monitoramento dos prazos de coletas e entregas
• Monitoramento de ocorrências
• Integração com as transportadoras
• Apuração de KPIs e relatórios gerenciais
Funcionalidades do TMS para Transportadoras
• Controle das tabelas de frete de cada cliente
• Alocação, planejamento e monitoramento dos serviços dos veículos
• Controle dos carregamentos e descarregamentos dos veículos
• Emissão de documentos fiscais de transporte (CT-e, NF-e, MDF-e, etc)
• Controle de ocorrências, pendências, sinistros, indenizações, etc.
• Controle da manutenção da frota de veículos
• Cálculo e pagamento para motoristas/veículos terceirizados
• Faturamento e cobrança dos clientes
• Relatórios fiscais, contábeis e gerenciais
Funcionalidades do TMS para Operadores Logísticos
Todas as funcionalidades dos anteriores, e mais:
• Apuração de demonstração da rentabilidade de cada operação / cliente
• Múltiplos modais em uma mesma operação
• Relatórios gerenciais para os clientes
Por que o TMS é tão importante para a gestão de logística?
A gestão logística, no que diz respeito à parte do transporte, apesar de lidar com rotinas operacionais, é bem complexa e gera uma grande quantidade de dados e informações diariamente.
Lidar com essas questões manualmente deixa os processos mais morosos e sujeitos a erros — o que eleva os custos operacionais e compromete a confiabilidade das atividades e dos resultados.
Outro ponto importante que é resolvido com a automação é a centralização das informações. Com o sistema, os dados relevantes deixam de ficar espalhados em vários controles. Assim, torna-se mais fácil o acesso, o compartilhamento e a utilização desse conhecimento para elaborar análises mais acertadas.
Ou seja, de maneira geral, o sistema TMS proporciona maior controle sobre os processos, ajuda a acompanhar os resultados de maneira mais precisa, melhora a gestão, aumenta a qualidade dos serviços oferecidos e, como consequência, garante maior satisfação dos clientes.
Quais são os benefícios do sistema TMS?
Após a implantação do sistema TMS, a empresa pode desfrutar de diversos benefícios. Dentre eles, destacam-se:
Automação dos processos
Com a contratação do sistema TMS, grande parte das rotinas passa a ser feita de forma automática, como é o caso do cálculo de frete, da auditoria de faturas e da emissão de documentos, por exemplo.
Isso ajuda a tornar as atividades mais ágeis, aumenta a produtividade, diminui o índice de erros e a necessidade de retrabalhos.
Melhoria dos resultados
Com o aumento do controle sobre os processos, o gestor consegue identificar com mais facilidade quais são os gargalos e quais ações precisam ser tomadas para solucioná-los.
Assim, problemas durante o transporte são solucionados com maior facilidade e indicadores como o de nível de serviço de entregas, por exemplo, apresentam resultados mais satisfatórios.
Redução de custos
A redução de custos é uma consequência das melhorias que são alcançadas nos processos. Ela pode ser promovida por meio de:
- redução de desperdícios (de tempo, mão de obra, veículos ociosos, dinheiro, máquinas e equipamentos);
- aumento da produtividade, tornando as equipes mais eficientes;
- planejamento de rotas;
- redução de erros e, consequentemente, a diminuição da necessidade de retrabalhos;
- melhorias dos processos.
Tomada de decisão mais acertada
O amplo acesso a informações, bem como a possibilidade de gerar relatórios e criar indicadores de desempenho dos processos, faz com que o gestor consiga acompanhar melhor suas operações.
Com isso, torna-se possível criar uma base de dados bem sólida, precisa e confiável, o que auxilia numa tomada de decisão mais acertada. Dessa forma, é possível adotar um ciclo de melhorias contínuas, sempre avaliando quais aspectos precisam ser corrigidos ou aprimorados na operação.
Ganhos em qualidade
Com todas as mudanças proporcionadas pelo sistema, além das melhorias que são adotadas, pode-se afirmar que outro grande benefício é o aumento da qualidade dos serviços.
Juntando todas essas vantagens, é possível fazer com que a empresa se torne mais competitiva no mercado, atendendo às necessidades dos clientes — aumentando as chances de retê-los — e se destacando dos concorrentes.
Quando é o momento de contratar um sistema TMS?
Alguns gestores ainda ficam receosos com relação ao investimento em um sistema de informação, principalmente em um período de crise econômica, em que a redução de custos é a palavra de ordem.
Contudo, existem alguns pontos negativos na gestão que fazem com que a adoção de um software seja indispensável — já que compromete a qualidade dos serviços, eleva os custos, torna os processos mais complexos e burocráticos, entre outras coisas. Confira alguns dos motivos que fazem com que a implantação de um TMS seja necessária:
- processos desestruturados e morosos;
- dificuldade em encontrar informações;
- custos elevados;
- desperdícios;
- necessidade de melhoria dos processos;
- dificuldade na tomada de decisão.
Como se pode ver, a adoção de um sistema TMS é fundamental para melhorar a gestão de logística de uma empresa, principalmente as questões relacionadas ao transporte de cargas. Ainda que haja certa resistência com relação ao investimento realizado, vale lembrar que, com todas as vantagens obtidas, a relação custo-benefício se torna compensatória.
Ah, quer saber mais ainda? Clique na imagem abaixo e faça o download deste incrível e-book.
