Há diversas empresas no mercado que dependem de uma boa gestão logística, necessária para o funcionamento adequado dos seus serviços de entrega.
Transportar produtos de diferentes gêneros sempre foi uma parte importante da atividade de várias corporações, sejam elas para a entrega de produtos prontos, ou para levar um determinado volume de matéria-prima para uma produção interna.
Justamente porque esse tipo de serviço pode ser executado em grandes quantidades, para diferentes finalidades e entrega em diversos endereços, é preciso ter uma organização eficaz, evitando erros de logística e otimizando o trabalho.
Uma empresa que atua na área de locação de galpão, por exemplo, certamente contará com os serviços de recebimento ou de despacho de materiais em diferentes etapas dos seus processos, precisando coordenar essas ações.
Para planejar um novo serviço de entrega, é preciso ter cuidado com o procedimento. Afinal, esse serviço gera um grande número de informações, tanto relacionadas ao material transportado, quanto sobre o seu destino final.
Além disso, muitas vezes pode haver uma pessoa designada para recebê-lo. Por isso, essa quantidade de dados precisa estar devidamente ordenada, tornando o frete mais eficiente.
O romaneio é o documento que unifica todas essas informações, o que faz dele um elemento indispensável na gestão logística de uma empresa.
Se você quer saber mais sobre o que é e qual é a função do romaneio, siga na leitura deste artigo e amplie os seus conhecimentos sobre o assunto.
O que é o romaneio?
O romaneio é o documento emitido pelo setor logístico de uma fábrica de mangueiras, por exemplo, discriminando diversas informações que são essenciais para uma entrega eficiente e detalhada.
Ele é utilizado durante o período de um frete, contendo dados importantes sobre todo o volume que está sendo transportado.
Apesar de não haver um modelo padrão de romaneio para todas as empresas, é fundamental que ele contenha algumas informações bastante relevantes. Entre as principais, é preciso citar:
- Quantidade de volumes;
- Dimensões;
- Peso;
- Volume;
- Tipo de embalagem utilizada;
- Nota fiscal das mercadorias;
- Entre outras.
Se uma loja de material elétrico e hidráulico despachar uma determinada quantidade de caixas em seu frete, ela precisará inserir as informações das diferentes unidades no romaneio, registrando cada uma delas adequadamente.
Isso é importante em vários sentidos, tanto em termos de fiscalização da Receita Federal, quanto para evitar possíveis extravios ou confusão em relação aos materiais transportados.
Vale lembrar que o romaneio é utilizado em serviços de entregas nacionais e internacionais.
Em relação ao transporte realizado dentro do país, o romaneio pode ser o documento auxiliar de conferência para o embarque da mercadoria, e também para o desembarque, no destino final.
No que diz respeito ao transporte internacional, ele é utilizado para o desembaraço aduaneiro, e é chamado de packing list.
O desembaraço aduaneiro é a liberação da mercadoria feita pela alfândega de um país, tanto para a entrada quanto para a saída, mediante o pagamento do imposto de circulação de materiais no local.
Depois desse processo, o transporte é liberado. Por isso, o romaneio é importante para ações de entrega dentro ou fora de um país.
Como é feita a emissão do romaneio dentro de uma empresa?
Apesar de parecer uma atividade difícil, dada a quantidade de dados necessários para o preenchimento do romaneio, o processo é relativamente fácil.
Uma loja de portas de madeira, que tenha uma gestão logística eficiente, já conhece grande parte desses processos, o que torna a sua rotina de emissão do documento cada vez mais simples e tranquila.
O romaneio pode ser elaborado manualmente, porém, para otimizar esse processo dentro das empresas, é muito mais comum que ele seja feito de maneira automatizada.
Em preenchimentos manuais são utilizadas planilhas detalhadas, onde as informações precisam ser escritas para registrar os dados necessários.
No modo automático, o romaneio é elaborado com informações já disponíveis dentro do sistema da empresa, tornando o processo bastante ágil.
Existem softwares específicos para a logística de uma fábrica de janelas de alumínio, por exemplo, que ajudam no preenchimento do documento para facilitar os processos de entrega.
Afinal, os dados dos tamanhos das embalagens e dos produtos, o peso e a quantidade de volumes de um pedido já estão previamente inseridos no sistema.
Dessa maneira, o preenchimento de um romaneio é realizada em poucos minutos, tornando a gestão logística de uma empresa muito mais eficiente.
As principais funções e os benefícios do romaneio
Apesar do romaneio não ser um documento obrigatório por lei, ele pode ser importante para que uma fábrica de moldes saiba exatamente quais mercadorias estão sendo transportadas, quantos volumes foram despachados, e para onde eles estão sendo levados.
Por isso, ele possui funções específicas, que colaboram para um controle logístico maior por parte das empresas, e também em casos de fiscalização.
1 – O romaneio facilita o acesso à informação
Por ser um documento que discrimina uma série de dados importantes de uma entrega, o romaneio permite um acesso rápido às informações da mercadoria que está sendo transportada.
Em um sistema logístico integrado, isso é ainda mais eficiente, já que permite que o destinatário da entrega rastreie cada passo realizado pela transportadora, tendo assim, uma previsão de quando o produto chegará ao seu endereço.
Entre matriz e filiais, essa também é uma etapa essencial. Afinal, a fabricante pode facilmente inserir no seu sistema as informações pertinentes a uma entrega de estoque para a sua loja de revestimentos, alinhando os processos de ambas as partes.
2 – O romaneio auxilia na conferência dos transportes
Quando um romaneio é emitido, ele contém as informações referentes a todos os volumes que serão distribuídos, conforme a rota de entrega estabelecida para um determinado veículo.
Um dos processos mais comuns dos fretes é justamente a coleta da assinatura do recebedor, que vai atestar o recebimento da encomenda por algum responsável que esteja no endereço de destino.
Ao finalizar a sua rota, o motorista retorna com o romaneio devidamente preenchido e assinado pelo recebedor, o que facilita a ação de conferência da transportadora.
Por isso, ele se torna também um documento importante para o registro de entregas de uma empresa.
3 – O romaneio é fundamental em caso de fiscalização
Uma das rotinas comuns do transporte de carga é a fiscalização das mercadorias. Isso quer dizer que, ao ser abordado por uma autoridade, o motorista terá em mãos o documento discriminatório de tudo o que está sendo transportado.
Desse modo, ele não só facilita a conferência, como mostra que tudo o que está sendo transportado está devidamente registrado e com a emissão de nota fiscal correspondente a cada mercadoria.
Não à toa, grande parte dos estabelecimentos, sejam eles fornecedores de tubos de aço ou fabricantes de peças automotivas, investem no desenvolvimento do software de gestão logística para que o romaneio siga preenchido nos diferentes fretes do dia.
4 – O romaneio no seguro de cargas
É muito comum que as transportadoras, assim como as empresas que atuam com a entrega das suas mercadorias, façam o seguro das suas viagens, evitando grandes prejuízos com roubos ou extravio de encomendas.
Nesse cenário, o romaneio é utilizado como um documento importante e fundamental de qualquer rota de entrega, justamente porque registra cada uma das unidades que seguiu em viagem.
Em caso de sinistros, que podem ir desde acidentes na estrada até furtos, uma cópia do romaneio emitido para aquela carga transportada é solicitada pela seguradora, que fará uma análise em cima das informações contidas no documento para fazer a indenização.
O romaneio e a eficiência da gestão logística
Uma gestão logística eficiente é aquela que recebe o investimento adequado para que o seu funcionamento seja cada vez mais aprimorado, garantindo a segurança das mercadorias e a assertividade nas diferentes etapas de entrega.
Isso vai desde a recepção de um pedido, onde o software de logística indica quais devem ser as quantidades do estoque que serão separadas para o envio, até a entrega no endereço do destinatário.
Nesse sentido, a implementação de um sistema de logística é fundamental para que a sua gestão seja prática e eficaz.
Afinal, cada informação adicionada ao roteiro de uma entrega é importante para o controle do transporte, ajudando no rastreio do frete e no monitoramento das diferentes encomendas.
Para compor esse cenário, entra o romaneio, que é uma das maneiras mais produtivas de registrar o que foi despachado, como foi embalado e a qual nota fiscal cada pacote se refere.
Além disso, ele auxilia na distribuição e na circulação da mercadoria pelo período em que ela está sendo transportada, conferindo maior agilidade para o motorista responsável pelo frete.
O romaneio é também um documento de grande valor para a empresa, pois funciona como um relatório gerencial de logística.
Por isso, ele é indispensável para o estabelecimentos que precisam realizar o transporte das suas cargas, e priorizam o devido registro das suas atividades.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.