A organização dos documentos relacionados aos processos logísticos é fundamental para manter a conformidade dos seus serviços. Nesse sentido, a gestão do canhoto de nota fiscal é imprescindível para a confirmação de que o cliente final recebeu a entrega. Este documento pode ser utilizado não só para controlar o pagamento de frete para as transportadoras, mas também como prova em eventuais situações judiciais.
No entanto, com o grande volume de entregas realizadas pelas empresas, manter o controle dos canhotos de nota fiscal pode se tornar uma atividade complexa. Para evitar a perda desse documento tão importante, é necessário buscar estratégias eficientes na hora de organizá-los.
Quer saber mais? Neste post, mostramos dicas essenciais para o controle dos canhotos de nota fiscal da sua empresa. Confira!
Qual a importância da gestão de canhoto de nota fiscal?
Em primeiro lugar, é preciso deixar claro que o canhoto tem como finalidade registrar que a entrega foi efetuada. O documento é utilizado para atividades comerciais e fiscais, a fim de substituir a emissão da segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).
Caso uma mercadoria tenha sido registrada como entregue, mas o cliente afirma não a ter recebido em sua residência, basta a empresa consultar o canhoto para verificar quem a recebeu e entregou. Porém, se esse comprovante não está disponível, você não terá como provar que a entrega realmente foi realizada.
Além disso, é a partir do canhoto de nota fiscal que as transportadoras comprovam para as companhias que contratam os seus serviços que as entregas foram efetuadas conforme previsto. Desse modo, ele pode ser servir de base para o controle dos pagamentos da fatura voltadas para os transportadores.
Portanto, o canhoto é extremamente importante para a segurança das suas atividades e respaldo jurídico, logo requer processos de armazenamento mais organizados para que o documento seja consultado sempre que houver necessidade.
Como fazer a gestão de canhoto de nota fiscal?
Dependendo do porte da empresa, é provável que sejam realizadas centenas de entregas por dia. E cada entrega gera um canhoto de nota fiscal. No final do dia, a sua empresa terá uma um grande volume de documentos para armazenar.
Fazer a gestão do canhoto de nota fiscal manualmente não é uma opção segura, já que os papéis podem ser perdidos e ficarem indisponíveis quando você precisar consultar, nem prático, em decorrência da enorme quantidade de documentos gerados. Para evitar extravios e economizar tempo, o ideal é utilizar um software de gestão de entrega que gere canhotos digitais.
Com o sistema digital, o entregador tira uma foto do canhoto assinado pela pessoa que recebe a entrega utilizando e o envia para a empresa por meio de um aplicativo instalado em seu celular. Dessa forma, automaticamente o documento fica disponível para o embarcador e para a transportadora, podendo ser consultado a qualquer momento, de qualquer lugar.
Por que utilizar a tecnologia na gestão de canhotos?
A tecnologia é uma grande aliada para a gestão de canhotos de nota fiscal. Isso porque, ela dispensa a necessidade de registrar as informações dos documentos manualmente, evitando erros humanos. Como os canhotos ficam armazenados em um sistema virtual, também não o risco de extravio, permitindo que eles sejam consultados com maior agilidade.
Imagine que um cliente entre em contato para reclamar que a sua entrega não foi efetuada. Ao consultar o canhoto digital, você não precisa revisar pilhas de papel ou procurar arquivos aleatórios no computador para informá-lo sobre quem recebeu o pedido. Ou seja, a sua equipe fique livre de processos engessados e que causam perda de tempo e produtividade.
Como você pôde perceber, a gestão do canhoto de nota fiscal é crucial para controlar as entregas, além de servir de respaldo diante de um processo judicial movido por um cliente, por exemplo. Ao utilizar um sistema de entregas, a sua empresa poderá contar com um armazenamento seguro e que otimiza as atividades atreladas a essa operação.
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