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Como fazer uma auditoria de frete?

Uma boa gestão de fretes ajuda a otimizar os custos das operações logísticas e torna a área mais eficiente. Com isso, é possível melhorar os resultados financeiros da empresa como um todo.

Nesse sentido, existe a atividade de auditoria de frete, e é sobre ela que vamos tratar no nosso artigo de hoje. Continue com a leitura e saiba mais sobre o assunto agora mesmo!

Como é feita a gestão de fretes?

Primeiramente, vale ressaltar que existem dois tipos de frete: inbound e outbound. O primeiro caso trata das operações que são relacionadas ao fluxo de materiais enviado do fornecedor para as empresas.

Ou seja, ele diz respeito ao transporte de produtos e matérias-primas, recebimento, abastecimento, retorno das embalagens e fluxo de informações que envolve esse processo.

Já no caso do frete outbound, esse é o processo em que se faz a gestão da distribuição de produtos da empresa até seus clientes finais. Ou seja, faz-se a gestão da contratação de transportadoras, o planejamento das rotas, monitoramento das entregas e o planejamento das devoluções e das trocas que podem ocorrer.

Apesar das diferenças, existem também semelhanças entre os dois tipos de fretes. Essas semelhanças são percebidas principalmente em relação aos modelos de transações adotados das transportadoras, que usam, geralmente, as mesmas tabelas de fretes para ambos.

Outra semelhança refere-se à rotina de trabalho dos profissionais envolvidos nos trabalhos dos fretes inbound e outbound. A maior parte das operações é semelhante nos dois casos.

Finalmente, em ambos os casos, é necessário realizar a auditoria de fretes, já que envolve o gasto de capital e, como todo processo, está sujeito a erros.

Dicas para realizar uma boa gestão de fretes

A gestão de fretes deve contemplar pontos como:

  • separar os custos associados ao frete inbound (pagos nas compras) dos custos do frete outbound (pagos nas vendas);
  • definir os principais fluxos inbound (curva ABC, identificação dos principais fornecedores e de sua localização, identificação do peso, dimensões e frequência das compras, identificação dos custos de frete com fornecedores, identificação de outros custos que se associam ao frete, identificação do impacto do custo total do frete);
  • definir os principais fluxos outbound (curva ABC, identificação dos principais lugares de entrega, identificação do custo de frete envolvido nas entregas, identificação do impacto do custo total do frete);
  • analisar as tabelas de fretes atuais;
  • transação com as transportadoras;
  • desenvolver mais de uma transportadora para cada fluxo;
  • focar nos fluxos mais importantes da empresa: compras e vendas;
  • buscar a simplificação das tabelas de fretes;
  • definir critérios para avaliação de desempenho, informações, custos e estruturas operacionais;
  • analisar o impacto do frete sobre o faturamento;
  • realizar a auditoria de frete para confirmar ou retificar os resultados.

O que é a auditoria de frete?

A auditoria de frete consiste na atividade de realizar a conferência das faturas enviadas pelos transportadores. O objetivo é identificar divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora.

Sendo assim, podemos dizer que é uma forma de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores dos serviços de transporte.

A auditoria ainda como os custos com fretes estão se relacionando com o faturamento da empresa. Trata-se de uma análise técnica, já que o aumento nos custos de fretes pode acontecer por razões diferentes e não somente pelo aumento da tarifa.

Como em toda auditoria, a auditoria de frete tem como finalidade identificar incongruências e falhas nas operações para corrigi-las e otimizar o trabalho a médio e longo prazo.

Afinal, como ela pode ser feita de maneira eficiente?

Para que essa rotina seja realmente eficaz, é necessário tomar alguns cuidados básicos. Dentre as dicas que podemos oferecer para aprimorar o processo, estão:

Faça a conferência com periodicidade

De tempos em tempos — de acordo com o que foi estabelecido em contrato —, as transportadoras fazem o envio de pré-faturas para as empresas. Esses documentos são como um “espelho” da cobrança que será realizada e servem para a validação da fatura que será enviada para pagamento.

O ideal é que a conferência delas seja feita à medida que são enviadas. Isso ajuda a evitar erros em decorrência do acúmulo de trabalho, ou atrasos na contestação de algum valor que foi incluído indevidamente.

Realize a contestação das divergências

Todas as falhas que foram encontradas precisam ser sinalizadas e o motivo pelo qual o valor é indevido deve ser justificado pela transportadora. Isso pode ser feito utilizando-se cálculos com base na tabela de fretes que foi adotada ou informando-se os descontos decorrentes de avarias, extravios, ou atrasos na entrega — caso essa multa seja prevista em contrato.

Invista em tecnologia

A tecnologia tem se tornado, cada vez mais, uma grande aliada das empresas, automatizando as rotinas de trabalho. O uso de sistemas de informação (TMS) ajudam a agilizar a execução dos processos, reduzir o índice de erros, tornar as informações mais seguras, entre outras coisas.

Nesse sentido, é possível contar com soluções que já possuem a funcionalidade de auditoria de fretes. Com isso, se elimina a necessidade de fazer a conferência manual, o que seria um processo demorado e sujeito a erros.

O TMS é uma solução tecnológica desenvolvida exclusivamente para a gestão de transportes.

Como se pode ver, a auditoria de frete é essencial para garantir que os valores repassados às transportadoras estejam condizentes com os serviços que foram prestados. Assim, consegue-se a garantia de que os recursos empresariais estejam sendo devidamente aplicados.

Qual a importância e os benefícios da auditoria de frete?

Fica clara, diante de tudo que foi exposto, a importância de uma auditoria de frete para a gestão da empresa, principalmente no que se refere ao controle de gastos. Por meio da auditoria, é possível otimizar tanto o relacionamento com os fornecedores e clientes quanto com as transportadoras.

Veja alguns benefícios que a auditoria de frete proporciona para qualquer empresa. Entre os benefícios básicos podemos citar:

Controle centralizado dos processos

Contando com uma plataforma para a gestão de frete, a empresa reúne em uma única base todas as informações e poderá, a partir delas, controlar todas as operações, incluindo a liberação de pagamentos.

Esse controle também facilita a contratação das transportadoras, ajuda a tomar decisões mais bem fundamentadas e agiliza os processos.

Análise mais precisa das informações

Com tecnologia apropriada, é possível analisar e mensurar os dados com probabilidades mínimas de erros. A empresa pode analisar o histórico de fretes, simular cálculos de valores e, assim, controlar melhor os gastos em operações futuras.

É possível ainda descobrir as melhores transportadoras e integrá-las à rede de sua empresa.

Otimização nas entregas

A auditoria de frete permite aprimorar a gestão de transporte para que as operações sejam efetuadas com mais qualidade (embarque, rota, entrega ao cliente).

O nível de eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes podem ser medidos e, caso seja preciso, a auditoria aponta soluções e alternativas para melhorias.

Facilidade na EDI (Troca Eletrônica de Dados)

A empresa deve manter com as transportadoras um compartilhamento de arquivos eficiente e veloz: notas embarcadas, recebimento de faturas de fretes, recebimento de conhecimento emitido e assim por diante.

Controle total sobre as finanças

A auditoria de frete vai permitir maior controle financeiro, o que significa mais lucros e mais economia. Com o auxílio dela, será possível o controle de saldos por transportadora, a demonstração dos valores cobrados e a identificação de descontos a que o embarcador tem direito, de itens que não foram negociados ou que foram cobrados diversamente do que registra a tabela.

Benefícios avançados

Depois dos benefícios básicos, conheça os benefícios avançados que a auditoria de frete proporciona à empresa direta ou indiretamente:

  • roteirização aprimorada (sequenciamento das entregas baseando-se nas melhores rotas disponíveis);
  • melhoria dos embarques;
  • organização do processo de BID (por meio do processo de revisão orçamentária de fretes, baseado na reavaliação dos contratos, a empresa pode organizar BIDs, ou leilões, para que diferentes transportadoras façam suas ofertas);
  • simulação de alternativas logísticas (simulação de novas opções de fretes);
  • melhor controle de pátios, janelas de serviços e portarias (a auditoria de frete pode contribuir para que a empresa organize melhor o pátio dos veículos e o processo de coletas e entregas).

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